Porady pod kontrolou: 5 tipov, ako ušetriť desiatky hodín mesačne

Firmy dnes používajú softvér na komunikáciu a spoluprácu od výmyslu sveta, či už v rámci jednej kancelárie, alebo naprieč kontinentmi. Osobné stretnutia však zatiaľ žiadna technológia nenahradila a zrejme ani nenahradí. Napriek tomu, porady mnoho ľudí stále vníma ako neproduktívne a zdĺhavé debaty, ba dokonca ako stratu času. Čo to znamená pre firmu? Stratu desiatok, možno stoviek človekohodín produktivity ročne, čo sú tisíce eur na osobu. Pozrite si pár jednoduchých tipov, vďaka ktorým budú porady prinášať viac výsledkov a menej frflania.

Zvolávajte ich len ak je to nutné

Porada by sa mala zvolať iba v prípade, že daný problém sa nedá vyriešiť jedným či dvomi (skupinovými) telefonátmi alebo emailom, prípadne sa ide preberať téma, ktorá má strategický význam pre firmu alebo pre úspešné dokončenie projektu. Stretnutie má význam iba vtedy, ak je potrebné konkrétne skupinové rozhodnutie, vyriešenie problému, či vysvetlenie nových vecí dôležitých pre chod firmy.

Pripravte sa

Porady často prebiehajú v spontánnom režime, kedy sa najskôr všetci stretnú, porozprávajú sa, zoznámia sa s témou a až následne začnú reálne pracovať. Častá chyba, bez ohľadu na veľkosť firmy. Nezvolávajte kolegov, pokiaľ nemáte jasne zadefinovanú agendu stretnutia a rozdelené úlohy pre účastníkov. Kto bude poradu viesť? Kto urobí zápis? Aké podklady si treba pripraviť? Aký má byť výstup a koľko času si vyčleniť? Dajte to kolegom vedieť aspoň s jednodňovým predstihom. Čím konkrétnejší budete, tým skôr sa dopracujete k riešeniu. Navyše, ľahko spoznáte, kto prišiel nepripravený.

Znižujte počty

Jednou z kľúčových úloh organizátora je určiť počet ľudí, ktorí sa majú porady zúčastniť. Čím menej, tým lepšie. Zároveň by sa jej mali zúčastňovať iba ľudia, ktorí majú potrebné schopnosti navrhovať riešenia a právomoci prijímať rozhodnutia.

Vytvorte si procesy a pravidlá

Mať plán je jedna vec, druhá vec je zvládnuť jej priebeh. Kolegovia si neraz skáču do reči, reagujú všetci naraz alebo sa diskusia stočí k úplne odlišným témam, ako ste pôvodne plánovali. Procesy a pravidlá sú rovnako dôležité ako výber ľudí a príprava agendy. Každý účastník by mal presne vedieť kedy má slovo, koľko má približne času, ako sa do diskusie zapája a čo sa od neho očakáva. Medzi obľúbené pravidlá patrí zákaz nosiť na porady počítač a telefón.

Definujte ďalšie kroky

Porady by sa nemali zvolávať preto, aby ste si navzájom odovzdali informácie a odškrtli si povinnosť v kalendári. Ich cieľom je návrh riešenia alebo prijatie dôležitého rozhodnutia. To všetko nebude mať zmysel, pokiaľ sa na porade nedohodnete na ďalšom postupe a rozdelení úloh. Každý by mal po stretnutí presne vedieť, čo má robiť, a to vrátane termínu. Zhodnúť sa na tom, že potrebujete osloviť nového dodávateľa nestačí. Musí byť jasné, kto ho má osloviť, dokedy a na základe akých kritérií. Bez toho sa veľa vecí nedokončí, a namiesto posunu vpred sa rieši, kto je za to zodpovedný.

Napredovať v podnikaní s biznis úvermi od Tatra banky? Je to úveriteľné!