Denník N

Poriadok v hlave

Ukážka z knihy Poriadok v hlave Martina Poliačika a Lindy Lančovej, ktorá práve vychádza s podtitulom Kritické myslenie na každý deň v knižnej edícii Denníka N.

Tak sa začína známa pieseň Milana Lasicu o tom, ako jeden junák prišiel s riešením jedného problému. Treba hneď zo začiatku pripomenúť, že ako skladba pokračuje, riešenie pôsobí menej a menej šťastne, ale jeho kvalita teraz nebude taká podstatná. My sa totiž zameriame na to, ako návrh nejakej zmeny, teda plán, čo najzrozumiteľnejšie odkomunikovať. A na tento účel nám pieseň poskytuje všetko, čo budeme potrebovať.

Formuláciou odpovede na otázku „Čo s tým ideme robiť?“ často strávime celé dni, niekedy týždne až mesiace. Potom na to prídeme a s hrôzou zistíme, že na zmysluplnú prezentáciu výsledku svojej práce kolegom alebo potenciálnym klientom budeme mať pätnásť minút, možno hodinu. Zriedka to býva viac. Ako tie dlhé hodiny premýšľania a detaily celého procesu vtesnať do takého malého, krátkeho času bez toho, aby niečo dôležité nevypadlo? Odpoveďou je štruktúra 5P.

Problém

Keď sa pýtame „Čo s tým ideme robiť?“, pod „tým“ vo väčšine prípadov myslíme niečo, čo treba napraviť, zmeniť, opraviť alebo odstrániť. „To“ je problém. Je veľmi dôležité prezentáciu akéhokoľvek plánu začať pomenovaním problému, pretože nikdy nemôžeme predpokladať, že tento problém naše publikum vidí. Ak ho aj vidí, nemusí ho vidieť rovnako ako my. Pomenovaním problému vytvárame atmosféru mierneho napätia, lebo oznamujeme, že existuje niečo, čo spôsobuje alebo môže spôsobiť nejakú formu nepohody alebo ujmy.

Čo je problémom v prípade nášho junáka? Trieska pod nechtom s vysokou pravdepodobnosťou zápalovej reakcie. To nie je sranda. V tom čase predsa ešte neboli dnešné lieky. Škaredá infekcia môže viesť ku gangréne a tá môže aj zabiť. Trieska pod nechtom, ktorá tam bude hniť, je teda problém a potrebuje riešenie. Občas sa niekde na svete objaví priestor, ktorý keď včas zaregistrujeme a spoznáme, dokážeme vďaka nemu zbohatnúť, získať spoločenský kredit alebo svetu okolo významne pomôcť. Takýto priestor nazývame príležitosťou. Občas sa teda prezentácia plánu nemusí začínať niečím negatívnym, proti čomu treba zasiahnuť, ale niečím pozitívnym, čo treba využiť. Prvé P je teda problém alebo príležitosť.

Príčina

Čo náš problém spôsobilo? Prečo tu je? Pomenovaním príčiny ukazujeme, že veci rozumieme a vidíme ju v širších súvislostiach. Zároveň si pripravujeme pôdu na to, aby náš návrh zmeny, s ktorým prídeme neskôr, sedel s naším opisom reality tak, ako ju prezentujeme. Upriamujeme pozornosť publika na tie aspekty reality, ktoré v súvislosti s danou témou považujeme za dôležité.

Pri premýšľaní o probléme a jeho príčine je vždy potrebné sa na chvíľu vcítiť do človeka, ktorému sa prihovárame. Predstavme si príklad: Človek zodpovedajúci za budovu príde na firemnú poradu so slovami „V záchode je plno vlhčených utierok!“ a vyzerá nahnevane. Nikto z prítomných nechápe. Šéfka ľudských zdrojov už rozmýšľa nad vianočným večierkom a prémiami, vedúca obchodníckeho tímu nad motivujúcimi odmenami pre svojich ľudí, chlapík z IT rieši prehrievajúci sa server. So zdvihnutým obočím hľadia na kolegu a netušia, o čom je reč. V kapitole o kontextoch sme si povedali, že všetci vidíme svet po svojom a vidíme v ňom aj úplne iné súvislosti. Človeku, ktorý sa vyzná v trubkách a kanalizácii, je jasné, že keď sa do záchoda nahádžu vlhčené utierky, odtok sa upchá a môže to spôsobiť menšiu povodeň. Preto už pri pohľade na utierky kričí „máme problém“. Vie si totiž na základe vlastných skúseností predstaviť, čo sa môže stať.

Ak však mieni situáciu a jej možné riešenie prezentovať iným, musí ukázať, čo je problémom pre nich samotných. A svoje vedomosti a skúsenosti využiť pri pomenovaní príčiny. Mohol by napríklad povedať: „Vážení, máme v budove vysoké riziko vyliatia obsahu záchodov na dlážku, nepríjemného zápachu a nákladov na vyčistenie celého priestoru (problém). Príčinou je, že v záchodoch sa hromadia vlhčené utierky, ktoré sa vo vode nerozkladajú, a časom môžu celý odtokový systém upchať.“ Týmto určite získa viac pozornosti, lebo všetci na porade si vedia predstaviť, aké by taká záplava spôsobila trampoty.

V príbehu nášho junáka je príčina jeho problému jasná. Trieska sa do prsta dostala pri zbieraní dreva, príčinou je teda kontakt s neopracovaným drevom holými rukami. Našťastie vie, čo s tým.

Plán

Ako vidno, mládenec presne vie, čo treba robiť. Pozná úskalia polovičatej, nedokončenej práce, a tak neostáva len pri amputácii jednej či dvoch prstových kostičiek, pre istotu utne všetko mimo dlane. Výsledkom je súmerný, úhľadný kýptik. Tak to vyšlo, že v prípade nášho junáka prvé dve P, teda problém a príčina, sú odbité jedným štvorverším a plánu sa venujú štvorveršia hneď tri. Aj prax potvrdzuje, že čo sa množstva informácií týka, plán je často najobjemnejšou časťou prezentácie akéhokoľvek návrhu zmeny. Po tom, čo sme publikum znervóznili definovaním JEHO problému a ukázali svoju kompetenciu pomenovaním príčiny, teraz ukazujeme cestu von, ponúkame mu riešenie. Musíme to urobiť tak, aby tomu väčšina prítomných rozumela a dokázala sa s týmto postupom stotožniť. Po prezentácii plánu by mali mať pocit, že môže byť lepšie.

Prostriedky

Podobne ako svoju kvalifikáciu pri prezentovaní problému potvrdíme jasným pomenovaním príčiny, pri prezentácii plánu ju ukážeme prehľadom potrebných prostriedkov. Koľko to bude stáť? Koľko a akých ľudí potrebujeme? Koľko času? Aké materiály, technológie a know-how musíme mať pri realizácii? Aké kontakty, vzťahy, prepojenia s inými ľuďmi či organizáciami? Aké procesy musíme zaviesť, akú metodológiu, ako budeme kontrolovať výsledky? Toto všetko náš plán urobí uchopiteľnejším a konkrétnejším. Kým pri treťom P hovoríme o tom, čo chceme urobiť, to štvrté nám odpovedá na otázku, čo všetko musíme využiť a koho všetkého zapojiť, aby sa vec podarila.

Toto je časť, kde náš zberač dreva zlyhal. Pieseň mlčí o tom, čím bude tie prsty vlastne utínať a ako. Ako zastaví krvácanie? Čo urobí s odťatými prstami? To sa nedozvieme. Človek až nadobudne podozrenie, že tento plán nie je tak jednoducho realizovateľný. A podozreniu, že niečo navrhujeme, no nedokážeme to realizovať, by sme sa pri prezentáciách mali rozhodne vyhnúť.

Prínosy

Prezentácia návrhu akejkoľvek zmeny by sa nemala skončiť bez odpovede na jednu z najbežnejších otázok: „Čo z toho budeme mať?“ Ak chceme vo svete niečo zmeniť, musíme ukázať, ako ho tým urobíme lepším pre ľudí, ktorým zmenu ponúkame. Ak sme ich prezentáciou problému trochu rozrušili a plánom dali nádej, vymenovaním pozitív, ktoré z neho vyplývajú, ich definitívne môžeme pre návrh získať.

Náš junák síce v piesni hovorí akoby len sám so sebou, no na túto podstatnú časť prezentácie zmeny nezabudol. Nutným minimom pri prezentácii prínosov by malo byť konštatovanie, že sa nám podarí odstrániť problém. On by teda mal skonštatovať, že vykonaním amputácie piatich prstov sa mu úspešne podarilo odstrániť triesku pod nechtom. On však ide ešte ďalej. Navrhované zmeny často prinášajú aj iné pozitíva. Ak ich vieme vymenovať a zdôrazniť, celej prezentácii to dodá na presvedčivosti.

Takže nielen odstránenie nebezpečného kusa dreva, ale aj čas na kontempláciu a degustáciu vína. No, kto by to nebral?!

* Autorom všetkých veršov v tejto kapitole je Milan Lasica. Sú textom piesne Keď som išiel… z albumu Bolo nás jedenásť. Text uverejňujeme so súhlasom majiteliek práv. Autorkou ilustrácií je Soňa Ševčíková a sú použité v knihe. 

Máte pripomienku alebo ste našli chybu? Prosíme, napíšte na pripomienky@dennikn.sk.

Knihy

Kultúra

Teraz najčítanejšie