Denník N

Zbavujme sa byrokracie postupnými krokmi

Ďalšou pálčivou témou, víťazom v rebríčku negatív úradníckej práce, je byrokracia. Úradníci sú často terčom kritiky, keď ide o zbytočné papierovačky, komplikované smernice a výklady zákonov, ktoré treba striktne dodržiavať. Nuž, často je kritika oprávnená. V našom prieskume sme však zistili, že byrokracia nevadí len občanom, je tŕňom v oku mnohým úradníkom.

Ráno prinesie sekretárka referentovi vytlačený email, v ktorom je napísaná úloha vytvoriť komisiu pre prejednávanie sporovej otázky v rámci úradu – internú komisiu. Referent si zapíše email do interného systému, vytvorí spis a hneď volá na tri rôzne odbory, kým zistí akým interným aktom sa to zriaďuje. Návrh na zriadenie musí obsahovať opatrenie, dôvodovú správu, sprievodný list a referátnik. Toto všetko musí ísť v rámci informácie, ktorá obsahuje informáciu, návrh na postup, spisový materiál a menovacie dekréty. Stratili ste sa v tom? Ide o jednoduchú internú záležitosť úradu, ktorá však vyžaduje prehnane komplikovaný proces, množstvo papierov, podpisov a čo viac – času a trpezlivosti. Prečítajte si niektoré základné tipy, ako sa vysporadúvať so zbytočnou byrokraciou.

Byrokracia nie sú len papierovačky

Keď Max Weber koncom 19. storočia obhajoval byrokraciu – „vládu úradníkov“, videl ju ako jediný možný a najefektívnejší spôsob spravovania a usporiadania štátu. Hierarchický model mal zabezpečiť dokonalú kontrolu a príkazmi riadený systém zas efektívny výkon práce. Elitní a autoritatívne ladení manažéri dozerali na dodržiavanie formálnej správnosti a zákonnosti a viac ako na výsledku či vízii, záležalo na legálnosti a legitimite. Problém nastal, keď sa byrokratický model začal uplatňovať v praxi.

Neželané účinky

Byrokracia sa stala živnou pôdou pre množstvo akademikov, teoretikov či budúcich politikov, ktorí ju podrobili adekvátnej kritike. Uvádzam niekoľko príkladov:

  • pracovníci sú natoľko zaslepení dodržiavaním pravidiel, že nedokážu kreatívne riešiť situácie, ktoré nie sú regulované,
  • lipnutie na pravidlách môže vyústiť až do stavu označovaného ako „bludný kruh byrokracie“, keď organizácia nedokáže korigovať svoje vlastné chyby,
  • byrokracia nepredpokladá individuálne prejavy jednotlivcov, ktoré sú prirodzené, avšak vymykajú sa pravidlám formálnej organizácie, čo môže viesť ku konfliktom,
  • formálne nastavený systém kontroly vedie k udržiavaniu nevyhnutného minima, málokedy k hľadaniu cesty, ako zlepšiť svoju pracovnú výkonnosť.

Exkurz do histórie som nezvolila náhodou. Aj keď sme sa ako spoločnosť za vyše 100 rokov neskutočne posunuli, stačí pár návštev úradu, aby ste si všimli, že mnohé prvky byrokracie v spravovaní štátu dodnes pretrvávajú. Vo verejnej správe drieme obrovské množstvo šikovných a talentovaných ľudí, ich potenciál je však v súčasnosti doslova uzamknutý.

Cesta von alebo 10 krokov, ako začať s redukovaním byrokracie od seba

Nižšie budem polemizovať o tom, či sa s tým dá niečo robiť, pomerne jednoducho a najmä zdola. Nebudem písať o veľkých a drahých projektoch, informačných systémoch a zatiaľ ani rozoberať konkrétne návrhy na zmeny zákonov. Budem písať o tom, ako sa k riešeniu môžeme pričiniť my sami, spôsobom, akým myslíme a konáme.  

  1. Pochopenie rozmeru byrokracie

Nie je pochýb, že byrokracia je prítomná, cítime jej negatívne efekty.

Prvým krokom je priznať si to a pochopiť ju komplexne. Byrokracia je v nás, je to spôsob myslenia, štýl, akým pracujeme a ciele, ktoré sa snažíme dosahovať. Nejde len o hŕbu papierov. Iba tak sa nám podarí postupnými krokmi zaužívané a nefunkčné spôsoby práce cielene opúšťať smerom k ľudskejšiemu, modernému a otvorenému spravovaniu krajiny.

  1. Upozorňujte na nadbytočné procesné kroky

Možno poznáte situácie ako napr. zadávanie rovnakých informácií do rôznych nekomunikujúcich systémov, nezmyselné kopírovanie, zapisovanie pošty, spisová agenda a postupovanie z podateľne cez referentov, vedúcich, sekretárky až po riaditeľov útvarov. Niekedy je to zas únavné vysvetľovanie komplikovanej legislatívy “dezorientovaným” občanom, ktorému by sa dalo vopred vyhnúť.

Stáva sa, že nie všetky kroky alebo výstupy majú vzhľadom na naše ciele pridanú hodnotu. Veľakrát sa, chtiac-nechtiac, ocitneme v rutine, a ani si nevšimneme, koľko toho je možné robiť efektívnejšie a zmysluplnejšie. Najčastejšie takéto nedostatky dokážu odhaliť referenti vykonávajúci konkrétnu agendu. Presne vedia, kde majú procesy slabé miesta.

Vo verejnej správe existujú kvantá postupov, ktoré sa roky nemenili. Očakávania občanov vplyvom dynamického a konkurenčného prostredia áno.

  1. Požiadajte nadriadeného o zverenie zodpovednosti

Dvojitá kontrola zložitého rozhodnutia určite dáva zmysel, ale koľkokrát sme sa na schválenie banálnej veci načakali dni, niekedy aj týždne? Koľkokrát išlo len o formálny podpis? Doba vybavenia sa zvyšuje, náklady rastú, spokojnosť klienta klesá.

Ak vám to právny rámec umožňuje, navrhnite nadriadenému, aby vám do rúk zveril zodpovednosť, najmä ak už za sebou máte skúsenosti, ktoré vás na to oprávňujú. Pomôžete nielen sebe, ale aj jemu, a najviac občanovi, ktorý čaká na vybavenie súrnej veci iba toľko, koľko je naozaj nevyhnutné.

  1. Pýtajme si a zdieľajme informácie

Potrebujete pripraviť analýzu, podklad či návrh rozhodnutia. Niekedy si nevieme dať rady alebo zohnať dáta. Každá úloha, ako sa v byrokracii predpokladalo, mala byť zvládnuteľná jedným pracovníkom. Dnes už vieme, že komplexné riešenia si vyžadujú rôzne pohľady. Prežitok, ktorý si však zo sebou stále nosíme sú neosobné formálne listy. Chceme mať všetko kryté. Často si nedôverujeme ani medzi sebou navzájom.

Registratúrne úkony v systéme trvajú viac ako jeho samotné napísanie. Jasné, niekedy je formálny list nevyhnutný. Obmedzme ich tam, kde to možné je. Vylezme zo svojej komfortnej zóny, spýtajme sa kolegu, zavolajme na iné oddelenie, zistime, či niekto už podobný prípad riešil alebo či nemá dostupné dáta. Vytvorme pracovnú skupinu. Nástrojov je veľa. Nemáme čo stratiť. Časy, keď bolo „in“ strážiť si svoju agendu, sú preč. Ľudia, čo zdieľajú informácie, sú úspešní ľudia, zdieľajte ich aj vy, môžete iba získať – dobrú radu, kvalitnejšie podklady, menej revidovania, čas a možno nového priateľa.

  1. Už žiadne komplikované formuláre

Či si ich už vymieňame ako úrady medzi sebou alebo ich žiadame od občanov, je ich stále veľa. Formuláre sú často zmätočné, náročné na vyplnenie, neskutočne dlhé a niekedy vôbec nedávajú zmysel. Všetci sme z toho frustrovaní. Žijeme v novej ére, dáta sa stali komoditou, ale pozor, ich zber treba robiť rozumne a citlivo.

Ak máte vplyv na ich tvorbu, pamätajte, že prijateľný formulár má tieto štyri vlastnosti: je ľahko pochopiteľný, stručný, zmysluplný a preddefinovaný. Online formuláre majú niekoľko výhod. Okrem toho, že ich vždy po občanoch prečítate, nemusíte ich do počítača prepisovať, s nevyplnenými riadkami ich nie je možné zaslať, a tak sa nemusíte toľko dopytovať. Ešte jedna vec. Ste si istý, že dáta zbierané formulárom, ktorý používate, už niekto nemá? Lebo najlepší formulár je žiaden formulár.

  1. Nebojme sa zlyhania

Udržanie sa v medziach zákona, príručiek a metodík je na dennom poriadku takmer každého z nás. Ak sú pravidlá nastavené naozaj nelogicky, často míňame viac energie na to, aby sme ich dodržali, namiesto toho, aby sme vyskúšali nový postup.  

Uznávam, že nie všetky ambiciózne projekty musia dopadnúť dobre. Ale to je v poriadku. Viete, prečo sú niektoré západné krajiny omnoho ďalej? Lebo sa neboja experimentovať. Ak zlyhajú, chybu si priznajú, ospravedlnia sa, pokračujú v hľadaní riešenia a občan im dôveruje. Napríklad vo Fínsku, Dánsku, či Luxembursku

  1. Pozor na nastavenie motivácie

Byrokracia sa vyznačuje manažérskym riadením akoby homogénnej hmoty úradníkov, od ktorých sa vyžaduje poslušnosť, dodržiavanie pravidiel a plánu.

Nie, že by to nebolo dôležité, ide skôr o posun od “kontrolóra” k leadrovi. Milí vedúci, pozerajte sa na zamestnancov ako na individuality, vytvárajte im priestor pre rozvoj a vyjadrenie názoru. Rešpektovaný a docenený zamestnanec je najviac motivovaný robiť si svoju prácu dobre.

  1. Máme nástroje, využime ich. Začnime zľahka

Priznajme si, koľkokrát sme sa už posťažovali kolegom. Pre obyčajný podpis, povolenie alebo vyúčtovanie služobnej cesty musíte zájsť na opačnú stranu mesta. Často sídlime v starších budovách, nemáme si o čo zamknúť bicykel, obedy na našich pracoviskách pripomínajú závodnú kuchyňu z 80. rokov, bojíme sa nastúpiť do výťahu. Sú to len drobnosti, ale…

V niektorých krajinách neostalo len pri vízii, a hoci tento apel smeruje do vyšších radov, ukážme aj my, že si zaslúžime dôstojný priestor pre našu prácu. V dynamickom a modernom prostredí z 21. storočia sa pracuje príjemnejšie a najmä kreatívnejšie. Na začiatok stačí riešiť maličkosti a učiť sa postupne využívať nástroje, ktoré nám ponúka zákon, napr. petíciu. Jednou menšou podpisovou akciou o boji za kvalitnejšie stravovanie sa môžete inšpirovať tu. Vždy treba niekde začať a možno raz vízia o vládnom mestečku, prinášajúcom nielen úspory, ale aj lepšiu spoluprácu rezortov, už nebude len víziou.

Toto bolo na začiatok 8 návrhov na zamyslenie. Pravdepodobne sme nezachytili všetky. Diskutujme, nebojme sa o návrhoch na zlepšenie hovoriť. Nezabudnite, že dobrý úradník koná proaktívne – je otvorený novým myšlienkam a podporuje tých, ktorí chcú veci robiť lepšie. Preto držme spolu v snahe riešiť problémy, nebojme sa požiadať o pomoc.  Robme našu prácu „smart“ a nie „hard“. Ak sa vám problém podarí vyriešiť, kolegovia úradníci aj občania sa vám poďakujú.

Na záver, milí úradníci či ne-úradníci, mám pre vás odkazy na zaujímavé články a nástroje na zefektívnenie vašej práce. Bližšie sa im budeme venovať v sekcii Rozvoj na našom webe.

Teoretikom odporúčam začítať sa do prác Mertona 1940; Croziera 1964; Selznika 1957; Gouldnera 1955 či Simona 1976. Technickejšie typy by mohla zaujímať metóda Vanguard – venuje sa prechodu od organizácie riadenej kontrolou a príkazmi k systémovému prístupu. Podobne Value stream mapping sa zameriava na identifikovanie procesných krokov s pridanou hodnotou a bez nej. Kaizen hľadá rýchle procesné optimalizácie, spolu so Six Sigma, ktorá je zameraná na zlepšenie kvality procesu, eliminovanie nedostatkov a nežiadúcich variabilít.

Veronika Ferčíková, Dobrý úradník

Text je súčasťou blogov Denníka N, nie je redakčným obsahom.
Administrátorov blogov môžete kontaktovať na adrese blog@dennikn.sk.

Teraz najčítanejšie

Dobrý úradník

Dobrý úradník

Sme skupina úradníkov, ktorým záleží na kvalitnom a etickom fungovaní verejnej správy. Nechceme byť pohltení systémom a proaktívne pristupujeme k jeho zlepšeniu. Chceme prispieť k zlepšeniu štátnej kultúry a nastoľovať nové riešenia vo vnútri systému ako aj meniť vnímanie povolania úradníka verejnosťou. Veríme, že každý z nás môže vlastným pričinením prispieť k budovaniu fungujúceho štátu.