Denník N

Len snaha a dobrý úmysel nestačia, ale na začiatok to nie je málo

Byť detailistkou pri organizácii konferencie na diaľku je…

– Stručné zhrnutie organizácie 1. oficiálneho ročníka konferencie slovenských vedcov Žijem vedu naživo 2018.

Už sa pomaly stáva tradíciou, že v posledný piatok pred Vianocami organizujeme v rámci platformy Žijemvedu konferenciu slovenských vedcov. O prvotnej myšlienke a priebehu testovacieho ročníka Dominika napísala minulý rok blog. Tento rok som sa rozhodla prebrať štafetu a skúsim Vám priblížiť, ako sme my organizátori trávili posledných 7 mesiacov.

Pre tých, ktorí náhodou nevedia, o čom hovorím, záznam konferencie i všetky ďalšie detaily môžete nájsť na našej stránke.

Hneď od začiatku sme mali všetci organizátori jasno v tom, že sa chceme poučiť z našich začiatočníckych chýb a prijmeme rady a komentáre, ktoré sme dostali v spätnej väzbe na nultý ročník.

Obr. 1. Príklady komentárov ku konferencii ŽVN 2017
Obr.2 Pre porovnanie niekoľko komentárov ku konferencii ŽVN 2018

Najväčším problémom z nášho hľadiska bol krátky čas na prípravu, preto sme sa rozhodli začať tento rok s väčším náskokom. V polovici mája sme zverejnili dotazník, kde sme zisťovali predbežný záujem o konferenciu a tiež preferencie potenciálnych účastníkov na miesto a hlavne dátum. Napriek viacerým komentárom v spätnej väzbe o nevhodnom termíne sa väčšina respondentov prekvapivo vyjadrila za predvianočný dátum (vyhodnotenie nájdete tu).

Okrem toho ste nám poskytli 49 návrhov na potenciálnych rečníkov z radov vedcov, ku ktorým sme pridali aj zástupcov ministerstva školstva a hlavných predstaviteľov rôznych grantových agentúr. Všetkých sme oslovili pred letnými prázdninami (v dostatočnej časovej rezerve, aby mali čas si to poriadne premyslieť a zároveň už mohli mať predstavu o svojich plánoch).

Mali sme šťastie. Väčšia časť z oslovených bola ochotná nám nielen odpovedať, ale sa aj osobne zúčastniť. Za to sme boli nesmierne vďační. Okrem toho sme boli vo vytržení, pretože Martin Strižinec súhlasil s tým, že bude moderovať našu panelovú diskusiu bez nároku na honorár.

Avšak posielanie emailov, oslovovanie a príprava formulárov boli najjednoduchšou časťou organizácie. V rámci dotazníka sme sa tiež pýtali, či má niekto záujem zapojiť sa do organizácie. Prihlásilo sa nám 10 dobrovoľníkov. Z nich sa reálne do organizácie zapojil 1. Ešte, že máme Peťa :).

*počty hodín sú len hrubé odhady organizátorov, ktoré sú s najväčšou pravdepodobnosťou výrazne poddimenzované, **vyúčtovanie je dostupné na našom transparentnom účte v Slsp

Počet členov nášho tímu sa v priebehu prvých mesiacov ustálil na čísle 6. Nachádzali sme sa v 6 rôznych európskych (našťastie, kvôli časovému posunu) krajinách, viacerí sme v tomto období menili zamestnanie, dokončovali publikácie, sťahovali sa, riešili súkromné problémy a celkovo mali veľmi málo voľného času. Ale náš cieľ mať do konca letných prázdnin rezervované miesto na konferenciu, vytvorenú kostru programu a zoznam aktívnych účastníkov sa nám podarilo splniť. (Organizácia konferencie nebola jedinou aktivitou ŽV, ktorú sme v tomto čase riešili, ale o tom viac na našej stránke :). Pani dekanka Fakulty sociálnych a ekonomických vied UK nám ponúkla rozsiahle priestory a o lahodné jedlo a príjemnú atmosféru sa počas celého dňa staral bufet Veget.

“No cost” konferencia z minulého roku prekvapivo celkom dobre vypálila. Napriek tomu sme sa tento rok rozhodli pokúsiť sa získať grant na jej organizáciu. Príprava projektu, ale aj doťahovanie oficiálnych záležitostí s tým spojených nám spôsobili nejednu vrásku na tvári a pridali nám na strese. Ale stálo to za to. Získali sme finančnú podporu z Nadácie ESET.

Zabezpečovanie kateringu, propagačných materiálov, príprava tlačových správ pre médiá, pravidelná aktualizácia všetkých informácií na stránke i v rámci FB skupiny, vytváranie udalostí v rôznych kalendároch na internete, (opakovaná, ale žiaľbohu neúspešná) propagácia konferencie v médiách, spustenie registrácie, personálne a technické zabezpečenie dokumentovania priebehu, príprava medailónikov o účastníkoch, príprava otázok do diskusie, aktualizácie menných zoznamov účastníkov, príprava materiálov do knihy abstraktov, rozposielanie informatívnych emailov, komunikácia s rečníkmi, panelistami, firmami a iniciatívami, dolaďovanie detailov (viac info aj v To do liste)… z mnohých vecí nás posledné týždne boleli hlavy a spánok bol to posledné, na čo sme mysleli :) Viacerí sme túžili už len po sobote, 22.decembra.

Štvrtok pred konferenciou sme do 22. hodiny večer sedeli v aule a dolaďovali technické detaily, aby sme mali všetko pripravené na deň D. Niektorým chybám sme sa bohužiaľ nevyhli. Na elektronické ukazovátko nikto z nás do piatku ani nepomyslel, najbližší elektro obchod otváral až o 9 ráno a mali už len jeden posledný kus. Zdravotný stav nám vyradil moderátorku doobednajšej sekcie, ale mali sme šťastie a ešte vo štvrtok sme našli skvelú náhradu v podobe Dana Šagátha. Jemu sa pre zmenu ráno o 6 na diaľnici za Považskou Bystricou pokazilo auto a nevedel, či sa bude mať ako dopraviť do Bratislavy. Mikrofóny tiež nie vždy fungovali 100-percentne, občas nečakane zaútočili na naše ušné bubienky vysokým tónom. Moderátor diskusie sa kvôli dopravnej situácii pred sviatkami v hlavnom meste omeškal, pani ministerka školstva sa neočakávane (bola niekoľkokrát a rôznymi spôsobmi pozývaná, ale ani raz nám svoju účasť nepotvrdila) dostavila počas prvého diskusného bloku, chcela mať príhovor a po krátkej účasti v druhej diskusii odísť kvôli neodkladnému programu. Prestávku medzi panelmi sme strávili debatou, čo bude najlepšie spraviť. Kvôli potrebe opätovného sčítavania hlasov sme nemohli vyhlásiť víťaza súťaže Zvedavec roka. Aj pôvodne plánované predstavenie prieskumu o ďalšom smerovaní našej platformy a o určení si priorít na rok 2019 sme zo zdravotných dôvodov autora návrhu museli odložiť.

Obr. 4. Panelová diskusia Kariéra vo/po vede

 

Ale!

Každý z nás, čo sme pobehovali v piatok v tmavomodrých tričkách, ale aj tí, čo sa nemohli osobne dostaviť, sledovali nás na internete a okamžite nám písali akýkoľvek problém, či povzbudivé slovo, sme v piatok o 4 hodine popoludní cítili neuveriteľnú hrdosť a dojatie, že sa nám to podarilo uskutočniť. Pozitívna spätná väzba, ktorú sme ešte na mieste od mnohých účastníkov dostali, bola ako odmena za všetky tie stresy a nervy a zlé sny. Chceme sa Vám poďakovať, že ste sa podieľali na tom, aby bol piatok pred Vianocami skutočne dňom slovenskej vedy.

Všetci dobre vieme, že je stále čo zlepšovať. Aj kvôli tomu potrebujeme, aby ste nám vyplnili krátky formulár a poskytli svoje návrhy, postrehy a predstavy, ako (a či vôbec) by mal vyzerať druhý ročník Žijem vedu naživo 2019.

Výsledky formulára, podrobnú (anonymnú) analýzu účastníkov ako i oficiálny celkový výstup z konferencie zverejníme už čoskoro vo forme blogov.

Ale aby som dopovedala vetu z úvodu, byť detailistkou pri organizácii konferencie na diaľku je časovo náročné, stresujúce, vyčerpávajúce, ale mňa toto naše dobrodružstvo (napriek všetkému) neuveriteľne bavilo a napĺňalo a ak bude záujem, rada si to (po pár mesačnej pauze :D) ešte zopakujem.

 

Autor: Jana Laláková

PS1: Viacerí ste nám písali, že sme mazali otázky do diskusie z aplikácie sli.do. Žiadnu tematicky ladenú otázku sme nezmazali. V priebehu dňa sme rozdeľovali prichádzajúce otázky podľa toho, do ktorej diskusie mali byť zaradené. Otázky k druhej téme boli počas prvej diskusie archivované, aby naši diskutujúci neboli zmätení ich zobrazovaním. Počas druhej témy boli všetky otázky z archívu zobrazené na obrazovke. Počas samotnej diskusie sa mazali len tie otázky, ku ktorým sa diskutujúci už vyjadrili. Poradie otázok určovali hlasujúci sami. Na obrazovke bolo možné vidieť naraz len 4-5 otázok, avšak v aplikácii boli všetky prístupné a diskutujúci aj moderátor si ich priebežne pozerali.

PS2: Žijem vedu nemá byť platformou hŕstky ľudí, ktorí len píšu statusy na sociálnych sieťach. Je to možnosť pre každého z nás sa realizovať a angažovať tak, aby sme pomohli slovenskej vede. Máme aktivity na viacerých úrovniach, ktoré spolu úzko súvisia. Radi by sme vytvorili rôzne pracovné skupiny, ktoré sa im budú venovať. Ale na to nás musi byť viac!

Ak máte nápad či chuť a chcete byť aktívni, neváhajte nám kedykoľvek napísať na našu emailovú adresu. Hľadáme ľudí, schopných konštruktívnej kritiky, so zápalom do práce a (aspoň minimálnym) voľným časom, ktorí sa neboja nielen jasne pomenovať problém, ale aj preukázať iniciatívu a sami sa podieľať na hľadaní jeho riešenia.

 

Text je súčasťou blogov Denníka N, nie je redakčným obsahom.
Administrátorov blogov môžete kontaktovať na adrese blog@dennikn.sk.

Teraz najčítanejšie

Žijemvedu.sk

Sme apolitická platforma, ktorá chce spájať slovenských vedcov doma a v zahraničí a realizujeme iniciatívu "Nie je nám to ukradnuté!"