Denník N

Tankovanie v Chorvátsku nie je pracovná cesta

Každý rok v lete sa opakuje u našich klientov tá istá situácia – automobilom evidovaným na firmu tankujú v rôznych zahraničných destináciách. Na otázku, ako súvisí tankovanie v zahraničí (navyše v typických dovolenkových destináciách ako Slovinsko, Chorvátsko) s ich podnikaním, dostávame odpoveď, že „však to bola pracovná cesta.“

Na doplňujúcu otázku, kde je vyúčtovanie pracovnej cesty a dokumentácia k nej už odpoveď nedostávame. Preto pristupujeme k simulácii mojej obľúbenej hry. Hráme sa na daňovú kontrolu. Ja som pani na daňovom úrade a položím jednu jednoduchú otázku:  Čo ste robili v júli v Chorvátsku na služobnom automobile?

Ak podnikateľ deklaruje, že automobil používa aj na súkromné účely, a teda si uplatňuje z výdavkov vynaložených na prevádzku a technické zhodnotenie či odpisy len 80 %, má o problém menej. Hra pokračuje, ak podnikateľ v daňových výdavkoch nedeklaruje, že používa automobil aj na súkromné účely. Vtedy je potrebné ma presvedčiť, že cesta a tankovanie v Chorvátsku bola naozaj pracovná, a teda je oprávneným daňovým výdavkom.

Čo je potrebné v takýchto prípadoch predložiť a ako argumentovať?

Každú pracovnú cestu, aj tú, ktorú sa podnikateľ snaží spojiť s oddychom, je potrebné zdokladovať. Len tak môže byť uznaná za daňový výdavok. Preto keď podnikateľ tankovanie v auguste na pumpe v Chorvátsku bude prezentovať ako nákup pohonných hmôt počas pracovnej cesty, je potrebné mať cestu zdokladovanú kompletne, nielen jedným tankovaním.

Musí vedieť preukázať za akým účelom cestu absolvoval, s kým sa stretol. Úplne najlepšie je doložiť komunikáciu s uvedenými osobami, alebo doložiť materiály o výrobkoch, či službách, ak to mal byť prieskum za účelom získania nových poznatkov. Nestačí mať natankované a potvrdené ubytovanie cez sprostredkovateľský portál, najmä ak sú na rezervácii uvedené aj ďalšie osoby.

Podľa zákona o cestovných náhradách ide v prípade pracovnej cesty o čas strávený mimo pravidelného pracoviska. Pravidelným pracoviskom je miesto dohodnuté v pracovnej či inej zmluve, alebo miesto mimo sídla firmy či prevádzky. Podstatným pre daňové uznanie je teda fyzický a zdokladovaný pobyt „niekde mimo” a samozrejme aj súvislosť s dosahovaním, zabezpečením či udržaním príjmov firmy alebo podnikateľa.

Štandardne ide o cesty za klientmi, vzdelávaním, nákupom či dodávateľmi. Rovnako môže ísť aj o tvorivý pobyt nielen za účelom získania nových poznatkov do ďalšej práce, ale tiež o pobyt, pri ktorom podnikateľ skúsi nové trendy v riadení či myslení v neštandardnom prostredí. Práve takéto tvorivé pobyty „niekde mimo“ spojené s úplným odrezaním sa od pracovného sveta a myšlienkami na budúcnosť podnikania či podnikateľa, alebo pobyty v neštandardnom prostredí, patria už pár rokov k aktuálnym trendom na poli pracovných ciest mimo tých klasických.

Najčastejšími dôvodmi na spojenie pracovnej cesty s dovolenkou je nový obchodný partner, cesta za novým výrobkom alebo službou, cesta na vzdelávacie podujatie, ale aj dôvody ako „reset“ podnikateľa, prípadne potreba sebarozvoja v súvislosti s ďalším podnikaním. Rovnako to môže byť aj mapovanie konkurencie, mystery shopping či získavanie nových zamestnancov.

Najčastejší problém je, že podnikateľ nevie dostatočne zdokladovať, či naozaj išlo o cestu za pracovným účelom, respektíve, že bola použitá na udržanie a dosiahnutie zdaniteľných príjmov.

Je veľmi nedôveryhodné, ak podnikateľ, ktorý má živnostenské oprávnenie na vedenie účtovníctva a podnikateľské poradenstvo tvrdí, že absolvoval pracovnú cestu v zahraničí za účelom vzdelávacieho kurzu na výučbu anglického jazyka či surfovania,. Na takéto činnosti nemá ani oprávnenie na podnikanie a v blízkej dobe po absolvovaní cesty o ne ani nepožiada.

Rovnako nedôveryhodné sú doklady z pracovnej cesty, na ktorých figurujú ďalšie osoby, ktoré s podnikaním nemajú nič spoločné.

Takže rady sú:

  • čo najviac dokumentácie potvrdzujúcej, že išlo naozaj o pracovnú cestu;
  • náklady len na pobyt podnikateľa, nie rodinných príslušníkov;
  • vypracovať klasické zúčtovanie pracovnej cesty;
  • ak boli získané poznatky z tejto cesty použité neskôr pri príjmoch, tak mať pripravené toto prepojenie ako dôkaz.

Čím viac dôkazov a dokumentácie viete k tankovaniu priložiť, a na konci hry ma presvedčiť, že išlo naozaj o pracovnú cestu, o to jednoduchšie to budete mať naostro na daňovom úrade.

 

Dajte mi like na Facebooku a neujde vám žiaden ďalší blog.

Teraz najčítanejšie

Jaroslava Lukačovičová

Poradkyňa Združenia podnikateľov Slovenska, prezidentka účtovnej asociácie a expertka strany SPOLU na dane, odvody a podnikateľské prostredie.