Dí-Sí-Éj: 5. Vyúčtovanie štipendia od Audiovizuálneho fondu
Projekt je hotový. Jupijéj. V treťom blogu som spomínal ako amatér, ako ja môže získať financie od Audiovizuálneho fondu(ďalej len AVF) na vývoj animovaného filmu formou štipendia. V tom štvrtom zas spomínam, čo bude nasledovať od podanej žiadosti až po zaslanie financií od AVF na váš účet. Dnes budem písať o tom, ako to vyúčtovať.
Tak poďme na to.
Projekt je hotový a vám sa blíži termín vyúčtovania. V oblasti štipendií je hlavne dôležité vecné plnenie.
Nie je to nič zložité. Vytvoríte proste to, na, čo vám bolo udelené štipendium a pošlete poštou na adresu AVF. Musíte dodržať termín vyúčtovania, ktorí ste uviedli v zmluve s AVF. V mojom prípade som poslal USB kľúč, na ktorom bol kompletný scenár, dramaturgická explikácia, finálne návrhy ľudských postáv a samozrejme teaser k filmu. Je dôležité, aby ste mali všetky zložky či súbory správne pomenované. Administrátorom uľahčíte orientáciu.
Teraz k vyúčtovaniu. Všetko sa to deje cez registračný systém AVF. Ako pri žiadosti aj tu musíte vyúčtovanie fyzicky vytlačiť a poslať podpísané poštou na adresu AVF. Inak vám to neuznajú.
Prihlásite sa do svojho profilu a konkrétneho projektu v registračnom systéme AVF.
Na spodnej lište nájdete vyúčtovanie A, B, C, D. Pre nás (pri štipendiách) je dôležité vyúčtovanie A.1 a vyúčtovanie D. V časti A.1 je vlastne iba uvedené akú sumu ste získali, ku ktorej môžete (nižšie) napísať komentár. Dôležité je, ale vyúčtovanie D.
V časti D máte niekoľko oblastí
-podrobná správa o realizácií projektu: opisujete celý priebeh prác na projekte. Čo ste vlastne robili, aby ste dosiahli požadovaný výsledok. Jedná sa o podrobnú správu. Je potrebné podrobne opísať jednotlivé etapy realizácie projektu.
-informácia o naplnení predpokladov, cieľov a výsledkov projektu: jednoducho povedané či ste splnili to, čo ste povedali. Či ste naozaj vytvorili tie časti vývoja, na ktoré vám bolo udelené štipendium.
-zhodnotenie prínosu projektu po jeho realizácii: treba zdôrazniť, ako ste na seba hrdí, že ste vytvorili to, čo ste vytvorili. Bez vás by to nebolo. Opis toho načo bol dobrý váš projekt. Aký prínos má pre SK kinematografiu.
-zoznam záväzných vecných výstupov z realizácie projektu podľa prílohy 1 zmluvy: znovu píšete o tom na, čo konkrétne vám poskytli štipendium. Čo ste mali vyvinúť. Scenár, návrhy alebo teaser?
-informácia o splnení podmienky podľa prílohy č. 3 zmluvy: treba napísať, kde konkrétne ste uviedli info o tom, že vývoj vášho projektu financoval AVF. Bolo to na prvej strane scenára, na každej strane návrhov či v úvodných titulkoch teaseru?
-iné dôležité skutočnosti: ak ešte máte niečo na srdci, čo by ste chceli uviesť.
Následne uvádzate zoznam príloh, ktoré posielate k vyúčtovaniu. Zložky alebo súbory s vecnými výstupmi. Vyúčtovanie A.1 a D zaregistrujete a fyzicky vytlačíte. Podpísané spolu s vecným plnením zašlete na adresu AVF. Hotovo.
Hneď, ako ste všetko vyplnili a odoslali vám príde od AVF odpoveď s názvom Stanovisko kancelárie Audiovizuálneho fondu k vyúčtovaniu finančných prostriedkov a k vecnému vyhodnoteniu projektu a administratívne overenie splnenia podmienok použitia finančných prostriedkov poskytnutým Audiovizuálnym fondom.
Skladá sa z troch častí:
A. Stanovisko k predloženiu vyúčtovania:
Máte tam informácie o tom či ste všetko správne vyúčtovali. Táto časť má tiež tri podkategórie.
1. Správa o realizácii a výsledkoch projektu
Či ste vytvorili to, čo ste mali
2. Záväzné vecné výstupy projektu
Či ste zaslali to, čo ste mali
3. Dokumenty preukazujúce uvedenie informácie o podpore projektu
Či ste uviedli informáciu o tom, že vývoj vášho projektu financoval AVF
B. Stanovisko k použitiu finančných prostriedkov :
Či ste použili financie na to, na čo ste mali.
C. ZÁVER
Zhrnutie vyúčtovania.
Týmto dokumentom máte všetko za sebou. Môžte si vydýchnuť.
Všetko je to o ľuďoch.
Čo sa týka mojich informácií, ktoré tu píšem, treba brať na vedomie, že sa to týka mňa ako fyzickej osoby. Aké rozdiely sú pri právnických osobách či osobách zapísaných v živnostenskom registri, netuším.
Znovu prizvukujem, že pokiaľ posielate nejaké prílohy či pri registrácií projektu alebo jeho vyúčtovaní, je potrebné všetky prílohy adekvátne pomenovať. Toto je mimochodom jedna z najčastejších chýb pri žiadostiach. Uvedomte si, že tak, ako vy, tak aj množstvo iných nádejných tvorcov posiela svoje žiadosti. Nie len v oblasti štipendií, ale aj dotácií. Je to veľká administratívna záťaž ”lúštiť” pri každej žiadosti, kde sa asi nachádza potrebný súbor. Nie je to nič zložité a zabránite tým nedorozumeniu.
Pokiaľ nebudete mať splnené všetky náležitosti pri podávaní žiadosti, budete vyzvaní na ich doplnenie. Odborná komisia vám môže následkom zle vypísanej žiadosti udeliť menej bodov. Určite by ste nechceli, aby vám chýbal potrebný počet bodov a vy by ste neprešli prvým kolom alebo by výška vášho štipendia bola znížená. V prvom kole je potrebné dosiahnuť minimálne 70% bodov.
Pri vyúčtovaní platí to isté. V tomto prípade môže dôjsť k zníženiu kreditu žiadateľa, čo bude mať vplyv na vaše budúce žiadosti. Ak si spomínate, tak v minulom blogu som spomínal, že AVF hodnotí projekt v troch kritériách. Tím tretím kritériom je KREDIT ŽIADATEĽA. Pokiaľ ste neštudovali či nepracovali v danej oblasti, je problematické obhájiť si tretie kritérium. A zle vyplnená žiadosť by vám situáciu v budúcnosti mohla skomplikovať.
Toľko k vyúčtovaniu. Poslednou otázkou je, čo sa stane pokiaľ to nestihnem? Pokiaľ nestihnem včas odovzdať vecné plnenie či vyúčtovanie?
Treba mať na pamäti pár základných informácií. Odborná komisia sú ľudia, ktorí sú vlastne nezávislým orgánom, ktorý hodnotí váš projekt. Vy, ale zmluvu podpisujete s AVF. Preto v tejto situácií nekontaktujte členov odbornej komisie, ale administrátora daného programu. Je potrebné oficiálne podať žiadosť o predĺženie termínu vyúčtovania. Administrátor to následne predloží rade AVF. To sú vlastne ľudia, ktorí schvaľujú veci súvisiace s fondom. V tomto prípade veci súvisiace s vašou žiadosťou.
A teraz pozor! Rada AVF zasadá raz mesačne! Pokiaľ pošlete žiadosť neskoro, nestihnú sa jej venovať.
Uvediem modelový príklad. Predstavte si, že termín vášho vyúčtovania je 25. marec a vy 10. februára zistíte, že to už nestihnete. Rada zasadá povedzme 1. marca. Pokiaľ vy tu žiadosť pošlete 2.marca (po zasadnutí rady) budú sa vašou žiadosťou zaoberať až na ďalšom zasadnutí. Čiže niekedy v apríli. Ale to už je po dátume vášho vyúčtovania. A potom nastáva problém. Pre vás. Treba si dôkladne zistiť kedy zasadá rada, aby ste svoju žiadosť stihli nielen podať, ale, aby sa s ňou rada stihla zaoberať. V každom prípade treba bezodkladne kontaktovať administrátora.
Termín vám posunú až po schválení radou AVF. Potom nasleduje dodatok k vašej zmluve s AVF, ktorý budete musieť podpísať. Pri podávaní žiadosti je potrebné dôkladne, ale laicky (aby každý tomu rozumel) uviesť prečo žiadate posunutie termínu.
V skratke uvediem, že pokiaľ neodovzdáte včas to, čo ste sľúbili, môže dôjsť k zrušeniu zmluvy a vy budete musieť poskytnuté finančné prostriedky vrátiť. Iba zbytočný problém navyše.
Je len na vás ako to s tvorbou nie len animovaných, ale akýchkoľvek iných filmov myslíte. Či sa snažíte len dostať k peniazom alebo ich skutočne potrebujete na napredovanie a pomoc pri tvorbe. Všetko je to o ľuďoch. Všetko je to o nás. Pokiaľ máte nejaké otázky, kľudne ich hoďte do komentu alebo sa inšpirujte mojou žiadosťou. Ak budem vedieť, rád pomôžem. Prajem veľa úspechov. V ďalšom blogu budem mudrovať niečo o vývoji.
Dopočutia priatelia a zaspala hlísta Bejby.
