Dobrý úrad? Momentálne ten, ktorý je zatvorený (Ako je verejná správa pripravená na prácu z domu)

Odborníci tvrdia, že na zamedzenie šírenia koronavírusu treba minimalizovať sociálny kontakt – ideálne zostať pracovať doma a vychádzať von len kúpiť chýbajúce potraviny a lieky. Väčšina úradov zavrela prevádzky prvého kontaktu a na komunikáciu s občanmi uprednostňuje používanie infoliniek alebo mailov. Posunuli či zrušili sa plánované konferencie, rokovania, služobné cesty, organizovanie masových akcií aj výberové konania. Je tu však aj množstvo „neviditeľných úradníkov“ píšucich stanoviská, pracujúcich na koncepciách, zabezpečujúcich chod organizácie a mnohých iných. A v tejto oblasti – povedzme si úprimne – nás kríza zastihla pomerne nepripravených: úrady nemajú dostatočné technické zabezpečenie pre prácu z domu.

V rámci bežných trendov v oblasti kancelárskej práce niektoré úrady už dnes umožňujú dva alebo tri dni mesačne na prácu z domu, samozrejme, po dohode s vedúcim a určení úloh, ktoré má počas home office plniť. V dnešnej situácii epidémie vieme o viacerých úradoch, ktoré bežným zamestnancom nariadili home office, a sme presvedčení, že je to správne rozhodnutie. No v mnohých iných prípadoch sa dnes kolegovia úradníci stretávajú v kanceláriách, často aj open-space a s centrálnym vetraním či klimatizáciou, ktoré vháňajú „recyklovaný“ vzduch z kancelárie do kancelárie, pričom bežné filtrovanie vírus neodchytí. Striedajú sa na toaletách, na ktorých finančne podvýživená verejná správa nedopĺňa mydlo ani jednorazové papierové utierky na ruky, v mnohých starších budovách tečie v umývadlách len studená voda. Upratovacie firmy vysúťažené na najnižšiu cenu to tiež s dezinfekciou nepreháňajú. Aj keď sa obmedzili osobné stretnutia a porady nad povedzme 10 ľudí, rovnakým rizikám sa vystavujeme vo výťahoch a v hromadnej doprave cestou do práce a z nej.

Aký je vlastne dôvod toho, že podstupujeme toto riziko – a nielen riziko vlastnej nákazy, ale nákazy všetkých ľudí, s ktorými prichádzame do styku? Najčastejšie len preto, aby sme boli na pevnej linke, písali v textovom editore, vybavili maily alebo mali prístup k svojim dátam, prípadne aby nás zachytil šéf medzi dverami a dal nám nejaký pokyn. Väčšina z nás má doma notebook alebo počítač a mobil, niektorí dokonca obe zariadenia služobné, pripojenie na internet je často v našich domácnostiach tiež samozrejmosťou. Takisto by väčšina z nás v záujme chrániť seba aj iných pred šírením vírusu bez problémov využila svoje súkromné technické zariadenia na prácu z domu. V 21. storočí nie je problém presmerovať pevnú linku na mobil, nahrať si bežné pracovné dáta na zabezpečený cloud či pripojiť sa doma na pracovné maily. Sú tu však aj širšie oblasti, s ktorými sa treba vysporiadať. A to predovšetkým otázky spoločných softvérových a hardvérových riešení využívaných na správu celého úradu a otázky vzájomného zdieľania dát.

Zrejme k najväčším prekážkam práce z domu je nedostupnosť softvérových a hardvérových riešení na plánovanie podnikových zdrojov (enterprise resource planning – ERP) mimo lokálnej pracovnej siete a ich využívanie z iných zariadení (domácich notebookov, mobilov, tabletov). Tieto softvérové informačné systémy používané na správu a koordináciu všetkých zdrojov, pracovísk a funkcií pracovnej sféry úradov prostredníctvom zdieľaných dátových úložísk zabezpečujú napríklad externú a internú poštu úradu, registratúru, ekonomickú agendu a mnoho ďalších oblastí, s ktorými úrad bežne pracuje. Komplexná integrácia informácií a organizačných procesov softvérových a hardvérových jednotiek zvyčajne komunikuje iba na lokálnej sieti (LAN). Je výzvou našich informačných oddelení nájsť optimálnu a bezpečnú formu ich sprístupnenia z iných sietí a zariadení. Poznáme úrady, ktoré už tieto oblasti sprístupnili aj na prácu z domu napríklad cez VPS (virtuálne servery). Samozrejme, teraz nehovoríme o agende, ktorá obsahuje utajované skutočnosti – tá určite musí prebiehať v prísnejšom stupni zabezpečenia.

Druhou problematickou oblasťou je povaha dát, s ktorými pracujeme, a možnosti ich zdieľania. Tu ide jednak o otázku, či máme všetky dáta elektronické,  resp. či sú tie pôvodne papierové už digitalizované, alebo či existujú aj údaje, ku ktorým sa dostaneme iba fyzicky na papieri. Mnohí z nás dodnes pracujú s papierovými listami, žiadosťami či stanoviskami, zakladáme si spisy, kopírujeme si dokumenty, a pritom zároveň využívame poštový či registratúrny softvér, ktorý plní popri papierovej aj akúsi zdvojenú agendu. Zahltení inou prácou niektorí kolegovia berú práve ten elektronický systém za duplicitný či ako nutnú byrokraciu a využívajú ho v minimálnej povinnej miere. Pritom stačí málo – každý papierový zdroj informácií (či už externý alebo náš) hneď zdigitalizovať, nahrať ho do poštového/registratúrneho systému a ideálne ho aj nechať sprístupnený čo najväčšiemu okruhu kolegov (oddelenie, sekcia či ideálne celý úrad). Tiež nie je digitalizácia ako digitalizácia – pri písomnostiach je ideálne, ak nejde o skeny do obrázkovej formy, ale aby boli rozlíšené textové znaky, čo umožňuje vyhľadávanie v texte, jeho kopírovanie či editovanie pri ďalšej práci a pod. Pri výkresoch je to obdobné – povaha niektorých typov našej práce si vyžaduje, aby neboli výkresy v rastrovej (obrázkovej), ale vo vektorovej forme (v krivkách), pri územnom plánovaní napríklad v GIS-och (geografických informačných systémoch) a pod. Takisto veľmi pomôže správne označenie typu dokumentu a uvedenie všetkých potrebných registratúrnych atribútov, ktoré umožnia ľahšie filtrovanie a vyhľadávanie dokumentu. Často vidíme v prostredí úradov akúsi skúposť na vlastné know-how a neochotu sa deliť s kolegami o svoje dokumenty, ktoré by mohli slúžiť ako podklady, zdroje informácií či vzory pre ostatných kolegov.

Ak by sme v čo najväčšej miere pracovali na elektronickej báze nielen pri vybavovaní elektronických podaní, ale aj „papierovej“ agendy, skutočne by stačilo, aby sa papiera dotkol iba sekretariát, ktorý doručené dokumenty zdigitalizuje a nahrá v poštovom softvéri, vedúci pracovník, ktorý odosielaný dokument podpíše, a opäť sekretariát, ktorý ho pošle. Všetci ostatní v princípe môžu pracovať vzdialene.

Možno tu príde vhod konkrétny príklad. Takmer rok sme sa s kolegami  venovali nastaveniu elektronického posudzovania žiadostí pri vydávaní stanovísk úradu k projektom v rámci povoľovania stavieb. Navrhli a realizovali sme online formulár, pomocou ktorého nám žiadateľ dá všetky údaje o sebe, o stavbe, o lokalite, projektantovi, udelí súhlas v rámci GDPR a nahrá kompletnú projektovú dokumentáciu s niekoľkými desiatkami výkresov na posúdenie – to všetko v elektronickej forme. Takisto sme rozbehli systém vnútri úradu tak, aby sa dáta automaticky preklopili do registratúrneho softvéru, vopred sme nastavili work-flow práce všetkých potrebných pracovníkov, čiže aj automatický presun spisu a dokumentov, ich posudzovanie, vyhotovovanie substanovísk a vyhotovenie záverečného stanoviska. Rovnako elektronicky prebieha schvaľovanie stanoviska vedúcimi oddelení, riaditeľmi sekcií a dvoma úrovňami najvyššieho vedenia. V rámci komplikovaného procesu naprieč viacerými oddeleniami a úrovňami (referent/vedúci) dostávajú všetci zúčastnení notifikácie, že už sú práve so svojim „krokom“ na rade, čo urýchľuje a zjednodušuje prácu. Zároveň všetci vidia predložený projekt aj všetky substanoviská a stanoviská. Okrem toho, že tak vieme výrazne skrátiť čas na túto agendu, tešili by sme sa, že je to ideálna agenda na prácu z domu. Lenže – nie je. Registratúrny systém kvôli bezpečnosti dát zatiaľ nefunguje mimo lokálnej siete. Ak by sa podarilo vyriešiť už len tento posledný krok, celý proces by bez problémov mohol fungovať aj pri práci z domu. A rovnako by úrad mohol nastaviť vybavovanie veľkej časti inej, často aj oveľa jednoduchšej agendy. Verím, že k tomu postupne príde.

Želáme si, aby krízová situácia, ktorá vznikla v súvislosti so šírením koronavírusu, čo najskôr pominula. No ukazuje nám, že kedykoľvek môžu prísť aj ďalšie iné výnimočné situácie, kedy by možnosť práce z domu bola pre fungovanie úradov veľmi zmysluplná. A keby aj nie – dnešné trendy v kancelárskej oblasti aj v súkromných firmách naznačujú, že práca z domu sa stáva stále viac bežnou. Umožňuje zamestnancom nevypadnúť z pracovného procesu napríklad pri ľahšej viróze, pri starostlivosti o dieťa s prechladnutím, pri plánovanom sprístupnení bytu na opravy stúpačiek či iných občas sa vyskytujúcich situáciách. Home office mnohí ľudia vnímajú aj ako benefit, ktorý ocenia vyššou lojalitou voči svojmu zamestnávateľovi.

Ak chceme do verejnej správy prilákať viac mladých ľudí, mali by sme držať v tomto smere krok s inými spoločnosťami a okrem možností, ktoré v článku spomíname, porozmýšľať aj nad širším využitím čiastočného úväzku, flexibilného pracovného času, zdieľania a využívania moderných aplikácií umožňujúcich online alebo tele prácu z akéhokoľvek miesta aj mimo pracoviska. Ocenia to nielen bežní zamestnanci, ale aj zdravotne znevýhodnení pracovníci.

Martina Jakušová

občianske združenie Dobrý úradník