Denník N

Technika pomodoro – ako zefektívniť svoj čas

Dnes si priblížime knihu, ktorá nesie názov Technika pomodoro. Táto kniha sľubuje pomoc s organizáciou času a pomáha s koncentráciou – aby naša práca bola „hlboká“. Ako píše samotný autor knihy, dôležité je urobiť z času nášho spojenca.

Objav tejto techniky bol prirodzený, ako život sám. Auor Francesco Cirillo mal pred skúškou, potreboval sa začať učiť a sústrediť. Bol akurát na terase domu a na stole bola minútka v tvare rajčiny (odtiaľ názov pomodoro). Tak ju natiahol a kým čas tikal, snažil sa sústrediť na knihu, ktorú mal pred sebou. Bol to veľký zápas. Ale dokázal to. Keď minútka zazvonila, rozvinul sa v ňom pokoj. Uvedomil si, že situáciu začína mať pod kontrolou – že vie a dokáže sa sústrediť.

Pravdou je, že tá minútka bola vtedy natiahnutá kratšie. Až neskôr vďaka experimentom sa podarilo zistiť, že ideálny čas minútky je 25 minút. Je to 25 minút – počas ktorých sa sústredene venujeme jednej aktivite. Prípadne viacerým, ktoré sme si sami vybrali. A po 25 minútach nastal čas na prestávku5 minút. Po 4 minútkach, teda 25 časových úsekoch prerušovaných 5 minútovými prestávkami – nasleduje 15 až 30 minútová prestávka. Zhrňme si to: 25 minút práca a 5 minút prestávka a tak stále dokola v 2 hodinovom bloku (4 minútky s prestávkami trvajú 2 hodiny).

Písali sme, že minútku tvorí jedna aktivita, prípadne viacero aktivít. Ak pracujem na konkrétnej úlohe, potom ide o jednu aktivitu, alebo viacero aktivít ktoré sú spojené s jedným projektom. Ale jednu minútku môžu tvoriť aj rôzne aktivity (z rôznych projektov), na ktoré si vyčleníme tých 25 minút – napríklad dáme si za úlohu vybaviť emaily a telefonáty.

Aby to nebolo také jednoduché, je tu niekoľko „ale“. Na začiatku každého úseku (tých 25 minút) venujeme 3 až 5 minút, aby sme si pripomenuli to podstatné z celej práce, na ktorej práve pracujeme. A v posledných 3 až 5 minútach si zas pripomenieme, čo všetko sa nám už podarilo. Vďaka tomu na začiatku časového úseku sa dostaneme do problému a na konci vieme svoju prácu uzavrieť. A zároveň vieme skontrolovať, kde sa nachádzame a čo je potrebné ešte urobiť. V ideálnom prípade by to bolo takto: 3 / 5 minút úvod – 19 / 15 minút práca – 3 / 5 minút záver.

Ak vám tento pokyn príde zložitý, môžete ho nechať na neskôr. Stačí ak si zapamätáte, že pracujeme 25 minút a oddychujeme 5 minút.

Podstatné totiž je, že minútka je len nástroj. A ten slúži úlohe, ktorú sme si vytýčili. Máme projekt, ktorého zvládnutie sme odhadli na určitý počet „minútiek“. A krok za krokom pracujeme na jednotlivých minútkach a dostávame sa bližšie k svojmu cieľu. Má to svoje čaro, pretože tých 25 minút naplno využijeme a môžeme byť spokojní. Ak by sme sa sústredili na samotný cieľ – výsledok, pomerne dlho by sme boli bez hmatateľného výsledku. A je ťažšie udržať motiváciu, ak výsledok je v nedohľadne. Tu však vieme, že dosiahnutie úlohy potrvá povedzme 10 minútiek a už sme na 4 z 10.

Okrem toho, že je podstatné mať projekt a vedieť koľko minútiek zaberie, dôležité je mať aj denný plán. Aby sme deň začínali s tým, čo treba urobiť, koľko minútiek tomu zasvätíme. Ak začíname deň v práci tým že premýšľame čo v ten deň budeme robiť, tak márnime čas.

Dôležité je, aby sme počas dňa jednej veci nezasvätili viac než 7 minútiek. Je v tom dôraz na rozmanitosť. Ideálne je zasvätiť jednej úlohe maximálne 4 minútky, teda 2 hodiny z celého dňa.

Čo sa týka prestávok. Tie slúžia na oddych. Ak počas nich budeme premýšľať nad prácou, potom sa k práci po prestávke nevrátime oddýchnutí a bude to vidieť na výkone. Ten úvod každej minútky pomáha zorientovať sa a pomerne rýchlo znovu naplno pracovať. Nie je preto potrebné a vhodné, ťahať prácu aj do prestávky.

Okrem plánu a rozpisu – čo budeme počas dňa robiť, je dôležité mať hárok, kam si zapíšeme veci, ktoré sa objavia počas jednotlivých minútiek. Čaro minútiek je v tom, že tých 25 minút venujeme len tej jednej veci. Neodbiehame myšlienkami inam. Ak sa objaví niečo, čo nás napadne, alebo ak podnet príde z vonka, zapíšeme si ho na hárok a budeme sa mu venovať neskôr.

Pri plánovaní rozvrhu treba pamätať, že najvýkonnejší sme doobeda. Tam by mala smerovať naša hlavná aktivita, pri ktorej treba podať čo najlepší výkon. Ostatné možno presunúť do poobednajších hodín.

Často sme v pokušení urobiť niečo iné, než sa venovať tomu, čo práve robíme. Tieto vyrušenia nás samotné vedia pripraviť o čas. A môžu úplne pochovať našu snahu niečo konkrétne urobiť (ak im vyhovieme). A preto minútky, ten dôraz na 25 minút chráni náš pracovný čas. Je v tom kus disciplíny, ale aj rád a organizovanosť. Prináša to do práce aj veľa pokoja, lebo po ničom tak netúžime, ako mať svoj pokoj na prácu.

V práci často zápasíme s dvoma druhmi rušenia. Tím prvým sú vnútorné vyrušenia. To sú všetky myšlienky, ale aj obavy, ktoré sa snažia našu myseľ presmerovať inam (od plánovanej aktivity). Ak im to dovolíme, budeme mrhať čas. Vonkajšie vyrušenia sú zložitejšie – často sú spojené s ľuďmi ktorí prídu a vytvárajú dojem, že je niečo potrebné riešiť. Len málokedy je to niečo, čo nepočká. Treba takým ľuďom dať informáciu – príďte vtedy a vtedy / zavolám vtedy a vtedy, urobiť si záznam na hárok a pokračovať vo svojej plánovanej aktivite.

Vedeli ste, že hovory môže vybaviť hlasová schránka a emaily môžu prísť bez toho, aby sa Vám ukázala notifikácia o novej správe? Chvíľu to potrvá, kým ľudí naokolo naučíme, že sa môžu na nás spoľahnúť, ale že v danej chvíli sa venujeme iným veciam. Potrebujeme však hlboko pracovať – byť sústredený a neodbiehať myšlienkami inam.

Ako isto tušíte, pracovný deň napĺňajú rôzne aktivity. Je tu tiež priestor na úlohy, ktoré možno nie sú jadrom našej práce, ale sú jej súčasťou. Treba na to pamätať pri plánovaní denného programu a venovať každej aktivite optimálny počet minútiek. Minútku môžeme venovať aj aktivitám, ktoré sa počas dňa nazbierali a zapísali sme ich na hárok a teraz nastal čas ich vybaviť. Budete sami prekvapení, koľko z týchto neodkladných vecí, v skutočnosti môže počkať s vybavením aj niekoľko dní.

Čo robiť v prípade, ak sa nám podarí úlohu splniť pred „ubehnutím“ času? V prvej chvíli by nás napadlo zazvoniť miesto minútky a buď si predĺžiť prestávku, alebo si všetko posunúť. Problém je však v tom, že sa potrebujeme naučiť plánovať a súčasťou plánovania je stanovenie potrebného času. Okrem toho, môžeme časom byť náchylní prestať čas sledovať, alebo dokonca postupy urýchliť. Preto je dobré venovať aktivite naplánovaný čas. Ak ostáva čas, prejsť si to, čo máme, prípadne identifikovať a prepracovať slabé miesta toho, na čom sme pracovali. Ak máme potrebu urobiť záznam – že plánovaná aktivita zabrala menej času, môžeme tak urobiť. Možno vďaka tomu nabudúce lepšie naplánujeme čas.

Výhodou minútiek je, že vždy viete, kde sa v ten deň nachádzate, a na čom pracujete. Dokonca koľko času Vám ostáva do dokončenia úlohy. Viete sa tak veľmi rýchlo zorientovať, ale aj rozhodovať. Ak pracujete na viacerých úlohách, viete operatívne zmeniť plány a venovať počas niekoľkých dní viac času konkrétnej úlohe, ktorá si to vyžaduje.

Ako už možno tušíte, ak máme denný rozvrh, potom vieme koľko času venujeme rôznym aktivitám. Vieme s týmito údajmi pracovať. A vďaka nim vieme vytvárať rôzne databázy a štatistiky. Tie však prenechám tomu, kto sa rád hrá s číslami :). Ale možné to je. O to viac, ak si v rozvrhu po splnení minútky odškrtnete úlohu ako splnenú a ak sa to nepodarilo, tak napíšete pár slov o tom, prečo sa to stalo.

Pracovný deň to je 8 hodín a v prepočte 16 minútiek. Písali sme o pravidle nevenovať sa viac ako 7 minútkam jednej veci. Ale úplne najlepšie je, ak počas dňa sa venujeme trom / štyrom úlohám, pričom každá zaberie tri / štyri minútky. Je v tom rozmanitosť, ale aj kreativita.

Vyzerá to veľmi prepracovane, ale nakoniec je všetko postavené na konkrétnom človeku. Je dobré na začiatku experimentovať a hľadať svoj vlastný optimálny model – koľko času by minútka mala trvať. Koľko času by mala trvať prestávka. Koľko minútiek (teda blokov) budeme venovať jednej úlohe počas dňa. A koľko bude trvať veľká prestávka. Je to všetko nakoniec individuálne, pretože človek je individuálny. Experimenty s tímom ukázali, že každému vyhovoval trochu iný interval. Základom však je, že interval je známy, je časovo merateľný a dodržiava sa.

Minútka vydáva zvuk. Zo začiatku pôsobí rušivo, ale časom si na ňu zvykneme (tak ako na tikot hodín). V živote sme si tak zvykli na veľa rôznych zvukov. Ak trvajú dosť dlho, naučíme sa ich odblokovať na určitú úroveň. Budeme ich registrovať, ale nebudú nás rušiť. Tak je to aj s minútkou.

Musí byť minútka mechanická? V dnešnej dobe je možné si čas stopnúť. Dokonca existujú aplikácie na prácu, ktoré Vám odsledujú čas. Čaro minútky je však v pohybe, kedy ju mechanicky natiahnete – je v tom rozhodnutie niečo urobiť a do niečoho sa pustiť. A zvuk ktorý vydáva – zas zrejmým spôsobom pripomína, že čas beží.

Tak ako pri každej technike, ani pomodoro sa nehodí na všetko. Pri niektorých prácach jednoducho nie je kompatibilná s danou prácou. Neviem si ju predstaviť pri prácach, kde sa robí pri / na páse. A pri iných, hlavne tam kde je potrebné tvoriť (umenie), by minútka mohla začať zvoniť práve v okamihu „osvietenia“ či príchodu „múzy“ a to by nebolo dobré. Ešte by sa múza zľakla a prestala chodiť.

.

Keď to tak vezmeme, technika pomodoro najviac pripomína obdobie, kedy sme chodili do školy. Samotná škola, ale aj čas po škole, učenie po škole, voľnočasové aktivity, ale aj pomoc doma, to všetko vyžadovalo precíznu logistiku a bolo postavené na časových oknách. V prípade školy to boli vyučovacie hodiny a prestávky. V ostatnom čase to boli časové bloky, v rámci ktorých sme mali čas na tú ktorú aktivitu. Technika pomodoro nás tak vracia do obdobia, kedy sme naozaj boli výkonní, pretože nás systém nepustil.

Tomáš Hupka

Francesco Cirillo je tvorcom techniky Pomodoro. Pôsobí ako mentor a prednáša na berlínskej Vysokej škole ekonomiky a práva. Okrem toho vedie vlastnú firmu, kde sa zameriava na vývoj nových nástrojov a techník, ktoré vedú k zlepšeniu osobnej produktivity. Dnes sme si priblížili jeho knihu: Technika pomodoro.

Zdroj fotografie:

www. tutopiya. com

Teraz najčítanejšie

Tomáš Hupka

Vzťahom som sa začal venovať pred 10 rokmi, cez blogy na stránke .týždňa. Potom nasledovalo obdobie, kedy som pripravoval stretnutia pre ľudí, ktorí sa chceli pripraviť na vzťah. Sám som spolu s pani manželkou absolvoval kurz Manželské večery, ktorý vytvorili Nicky a Sila Lee. O vzťahoch som znovu začal písať cez blogy na stránke denníka N. Pridal som aj témy z oblasti životného štýlu, keďže je dôležité ako človek žije a to sa prenáša aj do jeho vzťahu.  Venujem sa témam, ktoré ma zaujímajú, ale aj témam ktorými žijú iní ľudia... Prajem Vám príjemné čítanie! Tom