A máme tu ďalšie pokračovanie vo vzrušujúcej virtuálnej ceste fascinujúcim rozprávkovým svetom, ktorý len vzdialene pripomína štátnu správu. Po tom čo sme si v prvom dieli ukázali kto koho vlastne ovláda a ako to vlastne funguje, sme v druhom dieli rozpracovali základný kódex správania sa a rozdelili sme si úlohy  a okruhy zodpovednosti pre jednotlivé postavy. Tretí diel bol úvodom do komunikácie medzi jednotlivými predstaviteľmi – ako sa vykrúcať, byť lojálny ale zároveň aj informovať o niečom, o čom by sa v podstate nemalo informovať lebo by to mohlo spôsobiť problém, ale keby sa o tom neinformovalo, zase by sa zákon porušil… atď. Štvrtý diel bol o meraní úspechu úradníka, ministra či dokonca ministerstva. O tom, aké sú ich skutočné ciele a motivácie. Piaty diel bol  výkladový a prekladový slovník úradníkov. To preto, aby bežný človek vedel, že keď niečo rozprávajú, čo tým naozaj myslia. Zároveň sme si ukázali pravidlá pri komunikácii s médiami a inými “nepriateľmi”. Šiesty diel bol o tom, ako blokovať “nevhodné nápady”.  Siedmy diel na toto nadviazal, hovorili sme o blokovaní “nevhodných nominácií” na dôležité posty. Nemusí ísť priamo o nomináciu, stačí to, že nejaký človek vás ohrozuje. Dnešný diel celý cyklus uzatvára. Nespomenuli sme ešte, ako riešiť „krízové situácie“, čiže keď sa médiá začnú pýtať na prešľapy. K tomu treba pridať odmeny za rôzne služby (napr. krytie, mlčanie), pretože to k tomu patrí. Do základného arzenálu obrany každého politika či úradníka patria oficiálne dokumenty, ktoré sú vždy napísané správne a kryjú chrbát správnym ľuďom. S realitou môžu mať viac, alebo menej spoločného. Oficiálne sú však záväzné. Hovoríme o zápisniciach a rôznych stanoviskách (napr. vlády).

Ako riešiť krízové situácie

• Je potrebné nariadiť interné vyšetrovanie. Jeho cieľom je po roku či dvoch zistiť, že sa síce zistili určité nezrovnalosti, ale medzitým sa napravili. Samozrejme, nezistil sa nijaký dôkaz o úmysle podvádzať. Vyšetrovanie spočíva vo vymenovaní komisie, nie vo vyšetrovaní
• Kompletné interné vyšetrovanie je také, že nájde ešte väčšiu hromadu nedostatku dôkazov
• Je kľúčové správne komunikovať a neklamať. Aspoň nie tak, aby sa to dalo dokázať. Ak nastal podvod, nepovieme že nenastal. Len, že sa nenašli nijaké dôkazy. Vtedy vám nikto nedokáže opak.
• V prípade nezávislého vyšetrovania všetko závisí od predsedu vyšetrovacej komisie. V tom prípade je nutné tam dať rozumného človeka, ktorý vie, čo sa od neho očakáva. Hlavne, ak sa rozhoduje o jeho povýšení či udelení nejakého vyznamenania. Komunikácia: je to rozumný muž, ktorý je schopný veľkej empatie a bude pozerať na problém v širšom kontexte a prejaví pochopenie.

Zápisnice zo zasadnutí a stanoviská

Zápisnice zo stretnutí sa vytvárajú ešte pred stretnutiami. To pomáha predsedajúcemu zaistiť, aby diskusia prebiehala podľa toho, čo bolo dopredu schválené a aby sa vždy našiel niekto, kto povie čo treba. Mnoho ľudí je tak zaneprázdnených, že si ani nepamätajú, čo sa na jednaní schválilo. Je preto mimoriadne užitočné a pohodlné, že to vedia už predom. Jedine keby sa skutočnosť dramaticky odlišovala, musela by sa zápisnica prepísať. Ale inak je všetko dopredu nadiktované a nezáleží na tom, čo účastníci skutočne povedia alebo na čom sa zhodnú. Podobne je to s komuniké z rôznych stretnutí – najskôr sa to musí odsúhlasiť, potom sa všetci stretnú. Nijaké komuniké neodráža to, čo sa skutočne stalo. Je skôr priepustka vďaka ktorej preniknete armádou novinárov.

Na každom stretnutí keď prebieha diskusia, následné spomienky jednotlivých účastníkov stretnutia sa môžu líšiť. Preto za úradné uznesenia sú považované len tie, ktoré sú v zápisnici. A zápisnicu robia úradníci, čo v nej nie je, neexistuje. Ak chcete blokovať nejaký nápad a niekto žiadal o prediskutovanie nejakého bodu na poslednom zasadnutí, môže sa stať, že sa to do zápisnice nedostane. A tým pádom sa o tom diskutovať nebude. Tým získate čas. A prečo sa musí zápisnica takto spracovať? No oficiálne predsa preto, že ak by tam mala byť každá pripomienka a príspevok, viedlo by to k neospravedlniteľnej prácnosti pre autora zápisnice a únavnej extenzii celého materiálu. Tajomníkova úloha je vybrať z chaosu premiérových myšlienok verziu, ktorú by premiér chcel, aby vyzerala, keby mal čas si to rozmyslieť. Netreba zapisovať niečo, čo premiér nechcel povedať, hlavne ak je to v rozpore s tým, čo hovorí na verejnosti. Zápisy majú byť konštruktívne, majú zlepšiť to, čo bolo povedané.

Stanovisko nevyjadruje názor ministerstva či vlády, ale slúži skôr na krytie. Neslúži na to, aby boli veci jasnejšie, ale aby sa niekomu kryl chrbát.

Ak nastane problém a je potrebné niečo prekrútiť či zbaviť sa zodpovednosti, na to nám slúži „doplňujúce stanovisko“, ktoré vhodným spôsobom „dopĺňa“ (alebo aj trochu mení) to predchádzajúce.

Odmeňovanie za služby prípadne mlčanie

Štátna správa má svoje spôsoby, ako sa revanšovať ľuďom, ktorí jej pomôžu v plnení jej záujmov, či vedia mlčať, keď je to vhodné

• Funkcie: predsedníctvo v rôznych komisiách, vládnych organizáciách či poradných výboroch. Naozaj ste si mysleli, že daňoví poplatníci potrebujú rôzne Komisie pre priemyselné partnerstvá, Komisii pre marketing mäsa, Úrad pre hospodárenie s rybami či Komisii pre dohad nad vzdelávaním čašníkov?
• Štátne vyznamenania a čestné tituly
• Ako označiť peniaze, ktorými vláda korumpuje firmu, alebo firma politickú stranu? Inak platí – čím väčší „dar“ tým väčšie zisky očakáva daná strana
  • Do 100 000
    • Zálohy
    • Osobné dary
    • Špeciálne zľavy
    • Rôzne režijné výdaje
  • do 500 000
    • Manažérsky príplatok
    • Prevádzkové náklady
    • Poplatok za sprostredkovanie
    • Mimozmluvné platby
  • nad 500 000
    • Vstupné poplatky
    • Provízie
    • Organizačné základy
    • Výdaje manažmentu

A to je koniec. Dúfam, že ste sa niečo naučili, ja rozhodne áno.

P.S.: Zdroj obrázku: apievangelist.com