Firemné vzťahy vo svete vraj ovládnu multimédiá, a Slovensko?

Interná komunikácia v slovenkých firmách zrejme nenadviaže na svetové trendy. Záleží od podnikateľov, či začnú spoznávať a získavať si svojich zamestnancov.

Najzaujímavejšie pre internú komunikáciu v rámci firiem by mohli byť práve multimédiá – posilňovanie spolupatričnosti a šírenie informácii videom, neustálym kontaktom cez mobilné aplikácie. K predpokladaným trendom patrí aj sprístup na sociálne médiá v práci, okamžité meranie účinnosti a efektivity komunikácie (koniec frázy “ťažko merateľné”) a viac ľudskosti.

Zakladateľ wideo.com Agu de Marco hovorí o tom, že video je osobnejšie a zapamätateľnejšie než iné spôsoby zdieľania firemných informácií. Pričom nezáleží na počte zamestnancov. (http://tech.co/2015-will-year-smarter-internal-communications-2015-01). Sociálne siete na pracovisku považuje de Marco za výzvu, ktorá sa rozhodne oplatí, pretože ľudia môžu impulzívne zdieľať čo sa práve v reálnom čase v práci deje. Konzultanti internej komunikácie ako írsky Newsweaver alebo londýnsky Melcrum spomínajú nevyhnutnosť merať účinnosť a efektívnosť internej komunikácie okamžite a nie len raz ročne. Promtné merania umožňujú práve digitálne formy komunikácie (kontrola počtu pozretí, klikov apod.). Viaceré konzultantské firmy zdôrazňujú ľudský rozmer v internej komunikácii, ktorý oproti “hraniu formy” pomáha budovať firemnú kultúru a dáva aj zamestnancom príležitosť ozvať sa a aktívne vstupovať do firemnej komunikácie. Podľa Avi Dana, ktorý pre Forbes písal o marketingových trendoch 2015 (http://www.forbes.com/sites/avidan/2014/11/09/11-marketing-trends-to-watch-for-in-2015/2/) , personalizácia nie je trendom, ale marketingovou  tsunami. Firmy budú podľa neho decentralizovať svoje štruktúry a rozšíria regionálny a miestny vplyv. Internou komunikáciou si budú tvoriť marketingovú výhodu. Kľúčové bude poistiť si zamestnancov a obchodníkov, aby žili značkou, víziou a stratégiou spoločnosti.

Ako si získať zamestnancov

Zamestnanec je spotrebiteľ a zamestnanec je parťák. Treba k nemu teda pristupovať:

1. ako k jednému z ozubených kolies stroja – bez jediného sa nebudú ostatné krútiť ako sa majú. Každý vo firme má svoju úlohu. Pôsobí v oblasti, ktorej rozumie a má svoju zodpovednosť (a v ideálnom prípade aj talent). Rovnako plní svoju úlohu šéf ako aj človek stojaci pri páse. Každý z nich má svoje povinnosti a “úkol” (denný, mzdový). Keď jeden z nich so svojou činnosťou vypadne, stroj (firma) prestane šlapať. Sú si teda rovní!
2. ako k spotrebiteľovi informácií o.i.. Aké médiá najviac ľudí číta/pozerá? – bulvárne. Keď informácie neidú priamo od zdroja, čo sa začína? – klebety. Bývajú klebety úplné a pravdivé? – málokedy. Treba teda nasýtiť zvedavosť spotrebiteľa zamestnanca a vyhneme sa polopravdám, ohováraniu a skresleniam o fungovaní firmy, klebetám o vzťahu manažmentu k “podriadeným”, nedorozumeniam o potrebách zamestnancov a nárokoch zamestnávateľov.

Cieľom internej komunikácie je získať zamestnancov pre firmu, aby pre ňu žili, mysleli a pracovali, aby jej verili a vážili si ju. Vtedy sú spokojní, hovoria o svojej práci v superlatívoch a šíria dobré meno firmy. Spokojní kolegovia, nie len, že pracujú efektívnejšie, ale o svojej práci aj rozprávajú svojej rodine a priateľom. Keď informácie nemajú, tak si ich, vymyslia, domyslia, zveličia a v bulvárnej podobe sa ich dozvedia priatelia priateľov, priatelia rodiny, obchodní partneri,  či konkurencia. Ničí to reputáciu. Zamestnanci dávajú obraz o skutočnom fungovaní firmy ako manažmentu, tak aj zákazníkom.

Využijú slovenské firmy video, intranet, mobilné aplikácie v internej komunikácii?

Zaviesť vnútorné PR, podľa mojej skúsenosti, potrebujú napríklad slovenské hotely. Neraz sa mi v hotelovej reštaurácii stalo, že čašník prevracal oči za chrbtom svojho manažéra priamo pred hosťami. Pri jednom stretnutí som mala chuť zatriasť hotelovou manažérkou: “Ženská, zobuďte sa! Zamestnanec kašle na to, že sa Vám nepáči jeho košeľa, lebo si ju vybral a kúpil do rovnošaty sám – Vy ste mu ju nezabezpečili. Práve Vám zamestnanci povedali, že cez poludnie sa tu cítia ako v skleníku, nevládzu, sú spotení a hosťom je to nepríjemné. Treba to riešiť! Práve si čašníčky šepkajú, že ani prstom navyše nepohnú a že ste nespravodlivá!” Nič z toho si manažérka nevšimla.

Jedna známa špedičná firma sa zas sťažovala, že sa snažia prežiť a riešiť komunikáciu je pre nich až na poslednom mieste. Ohromne často sa stretávam s názorom majiteľov stredne veľkých firiem, že sa so zamestnancami nemajú čo baviť, keď sa im nepáči pracovné prostredie, podmienky a pravidlá, môžu ísť a hľadať si inú prácu. Možno by mali čítať Forbes, aby sa dozvedeli, že by vnútroná komunikácia mala byť prvá z priorít pre úspech firmy. Lebo do marketingovej výhody ich dnes už nedostane 20 bilboardov, ale spokojné zázemie firmy a loajálni a nadšení zamestnanci.

Aj firma s dvoma či troma desiatkami zamestnancov si môže dovoliť mať na svojom webe prihlasovaciu sekciu pre svojich ľudí, kde by si zdieľali videá, oznamy, nápady, vnútroné predpisy, kde by si vždy našli správy od vedenia. Väčšie spoločnosti môžu mať svoju vlastnú aplikáciu do mobilu. Ale my na Slovensku stále tlačíme firmené noviny:/ Prieskum internej komunikácie a technológií 2014 robený na firmách z 12 krajín po celom svete (od Newsweaver a Melcrum) ukázal, že sa pre firemnú kominikáciu najmenej využívali tlačené newsletter-e. (http://www.cision.com/us/2015/01/pr-and-internal-communications-changing-with-the-times/)

Komunikačné kanály internej komunikácie (inšpirované Melcrum-om)

Video má potenciál byť kreatívne a zábavné. Najlákavejšia forma pre príjemcu. Ukazuje reálnych ľudí rozprávajúsich o svojich skúsenostiach. Ľudia a miesta sa tak stávajú dostupnými pre masové publikum. Video možno využiť aj ako súčasť porady pre lepšie vtiahnutie účastníkov. Video umožňuje šíriť správu naprieč generačne a kultúrne rôznorodou pracovnou silou. Kamera nikdy neklame, a preto môže ukázať dôkazy.  Žiaľ pri takejto komunikácii chýba interaktivita, tiež môže byť drahá a hrozí, že bude pochopená ako firemná propaganda. Niekedy môžu byť videá ťažko dostupné z mobilu. Konzultanská agentúra Merclum uvádza, že 93% tímov považuje video za základný komunikačný nástroj. Video dokázateľne láme rokordy v získavaní si zamestnancov. Je to aj preto, že si ho môžu pozrieť, keď im to samým vyhovuje. Video majiteľa firmy alebo iného nadriadeného vnáša do správy novú a osobnú dimenziu. Videá by sa mali dať zamestnancami napr. komentovať.

Intranet má nekonečné možnosti využitia. Je aj akýmsi archívom formy a obsahu komunikácice. Pomáha budovať povedomie, zdieľa novinky, elektronické brožúry a pod. Vidíme kto je online, kto číta. Ponúka príležitosť pre diskusiu, získanie pozornosti a vtiahnutie do komunikácie. Nemusí fungovať, ak zamestnanci nevyhľadávajú informácie, alebo majú problematický prístup. Jeho užívanie môže byť časovo náročné, ťažko ovládateľné, ale aj náročné na aktuálnosť či legislatívnu korektnosť.

Email má schopnosť zasiahnuť veľkú skupinu. Komunikovať cez email je jednoduché, lacné, rýchle, priame. Umožňuje dôkladne vystavať obsah. Je výhodné pre šírenie inštrukcií, noviniek, šírenie základného povedomia. Problémom môže byť pre niektorých zamestnancov prístup k internetu. Hrozbou je možné nepochopenie obsahu, či zámeru. Je neosobný a chýba prehľad, či a ako adresát email prijal (formálne aj obsahovo) a ako mu porozumel. Mal by byť krátky a zrozumiteľný, štrukturovaný.

Stretnutia, schôdze, porady sú príležitosťou pre diskusie, spätnú väzbu, otázky a nové nápady, môžu zlepšiť porozumenie. Ich úspech závisí od šikovnosti a profesionality lídra, ktorý by mal dokázať  viesť stretnutie živo a interaktívne. Dôležité je dopredu si dohodnúť pravidlá ako aj časové ohraničenie a dodržiavať ich. Zúčastnení by mali mať dopredu informácie čoho sa stretnutie bude týkať (obdržať ich cez email, sms, intranet a pod.)

Tlačený časopis, noviny, leták by mal mať sofistikovanú formu a mal by byť určený pre všetkých zamestnancov. Môže vznikať v spolupráci so zamestnancami. Tí, čo majú nedostatok času ho môžu čítať vo vlaku, alebo pri prestávke na kávu. Nevýhodou printových materiálov je, že rýchlo sa v nich informácie stanú neplatnými, neaktuálnymi. Je výzvou namotivovať ľudí, aby podnikovú tlačovinu vôbec otvorili a venovali jej pozornosť.

Audio, voicemail sú vhodným kanálom pre zamestnancov nadiaľku. Sú efektívne pre výmenu inštrukcií a stručných správ, ale je problematické spoľahnúť sa, že si ich ľudia vypočujú. Takže je otázne ako ich namotivovať k vypočutiu správu.

Odkazy na tabuliach sú dobre viditeľné a priťahujú pozornosť, ale často sa nevie, kto je ich autorom. Keď sa priveľa používajú prestávajú byť zaujímavé a ľudia ich prehliadajú, rovnako, ak nesú staré informácie. Často sa využívajú ma miestach ako výťah alebo okolie automatu na kávu.

Eventy umožňujú stretnutie tvárou v tvár, interakciu, flexibilitu akcie reakcie, individuálne stretnutia, dokáže napomôcť tímovému duchu a motivovať. Eventy vedia vytvoriť vhodné podmienky pre adresovanie kontroverzných tém. Celkovú atmosféru a vyznenie eventu môže pokaziť, ak “propaganda” nie je pozitívne publikom prijatá. Nevýhodou je vysoká cena a časová náročnosť.

Otvorené fórum umožňuje rozvinúť diskusiu o skutočnom probléme pre autentický otvorený dialóg. Pomáha pochopiť ako veci skutočne sú. Ľudia sa cítia byť vypočutí. Oživiť a urýchliť debatu môže aktívne otváranie aj ťažkých tém, kladenie otázok. Ľahostajné alebo agresívne odpovede na otázky by naopak mohli dialóg zablokovať.

Účasť manažéra v “bežnej prevádzke” mu pomôže zistiť podstatu fungovania firmy. Sám zažije reálne problémy súvisiace s prácou. Predstavuje  príležitosť sa priamo porozprávať s kolegami a lepšie im porozumieť. Je ústretovým krokom smerom k zamestnancom – prvý krok od šéfa – chcem Vám porozumieť. Nemala by vyznieť ako kráľovská návšteva. Je to časovo náročné pre manažéra. V rámci prípravy by pred návštevou mal mať stručnú správu o reálnom stave a problémoch. Následne je potrebné poukázať na sledované problémy a vytvoriť na ne spätnú väzbu pre jednotlivcov a firmu.

Web-casting je moderná a interaktívna forma komunikácie. V podnikaní je to príležitosť pre šéfa zasiahnuť masové publikum celistvou správou v reálnom čase. Umožňuje hru otázok a odpovedí. Je to ale technologicky náročné a relatívne drahé. Problémom môžu byť neočakávané ruchy okolia.

SMS je forma komunikácie, ktorá zastihne každého. Predovšetkých v krízovej komunikácii. Mali by byť len upozornením na ďalšiu informáciu, a kde si ju možno nájsť. Vie otráviť, keď sa používa príliš často.

Bring Your Own Device (BYOD) je frázou, ktorá vysvetľuje vývoj pracovnej kultúry s flexibilnou pracovnou dobou a voliteľným miestom výkonu práce. Zamestnanci využívajú rôzne zariadenia. Nech sú firmou zvolené kominikačné kanály akékoľvek, mali by byť optimalizované pre všetky typy zariadení (mobily, tablety, počítače a pod.). Richard Donovan, vedúci internej komunikácie britskej spoločnosti Experian označil rok 2015 za rok odstránenia bariér a optimalizácie kanálov.

Pri výbere komunikačných kanálov si musí každá firma zvážiť (preskúmať), kto sú jej zamestnanci. Aký majú prístup k technológiám, aký obsah a formu sú schopní a ochotní pochopiť, či od nich môže firma očakávať interakciu. Môže rozhodovať, či sú zamestnancami muži alebo ženy, v akých vekových kategóriách, k akej sociálej vrstve patria, aké sú ich hodnoty. Napr. intranet nebude asi najvhodnejších ťažiskovým kanálom, ak väčšina zamestnancov pracuje za volantom. V takom prípane nebudú fungovať ideálne ani spoločné porady, pretože nemožno v jednom čase stiahnuť od volantov všetkých šoférov a nezúčastnení by boli znevýhodnení. V rámci teambuildingu sa mi páči nápad s meračmi krokov zamestnancov a súťaž, kto viac nachodí (je to súťaživá interakcia medzi kolegami a zároveň podpora zdravia a kondície svojich ľudí). Ale takému čašníkovi, ktorý pracuje 16 hodín denne na nohách by bolo urážlivé ponúknuť prístroj na počítanie krokov pre jeho voľný čas. To je skôr pre kancelárske myši. Musíme poznať svojich zamestnancov. A dostávame sa k tomu, akých ľudí zamestnávajú slovenskí malí a strední podnikatelia.

Žijem v meste s cca 50 tisícami obyvateľov, blízko krajského mesta (kde je situácia len o čosi lepšia). Približne rok sa hĺbkovo ponáram do prieskumu ako sa zamestnať v tomto regióne a zaráža ma spoločný menovateľ potenciálnych zamestnancov – ochota/nutnosť pracovať za minimálnu mzdu (len oficiálne vs. reálne) aj na pozíciách, ktoré si zaslúžia x-násobne vyššie ohodnotenie.  Je relatívne jednoduché charakterizovať  zamestnanca, ktorý pristúpi na takéto platové podmienky:

• je rád, že má prácu a teda nebude vystrkovať rožky,
• ani neočakáva, že ostatné pracovné podmienky by mohli byť lepšie,
• nie je motivovaný urobiť svoju prácu čo najlepšie, keďže sa necíti byť pre firmu dôležitý,
• pravdepodobne z tých peňazí musí vyžiť alebo mať ešte ďalší príjem.

Z posledného bodu vypláva, že zrejme nebude mať takýto zamestnanec veľa voľného času a ani pestré technologické zázemie pre vyžívanie sa v digitálnej komunikácii. Internet či smartphone nemusia byť samozrejmosťou. Zameriava sa na základné životné potreby a netrápi ho príliš kultúrna a intelektuálna nadstavba. Ako v osobných tak aj v pracovných vzťahoch zrejme nehľadá  nutne porozumenie, súznenie, sebahodnotu – nebude inšpirovať a tlačiť na zlepšenie firemnej komunikácie. Prípadnú aktivitu zo strany firmy bude prijímať skôr pasívne. Aby ho vtiahla, musí byť teda neodolateľná (jednoduchá, jasná, zábavná, pravidelná, a nie pričastá, poprípade skupinová). Keď tak premýšľam o tom s akými firmami a zamestnancami som sa stretla, nejaké webcastingy alebo samostatné mobliné aplikácie sú úplná utópia :), ale je reálne zaviesť pravidelné porady (s jasnými pravidlami), raz ročne eventy, sem tam mail, sms v krízovej komunikácii, občas video, raz ročne face-to-face evaluačné strenutie so zamestnancom, board v šatni, či na chodbe so základnými správami, odkazmi, pravidlami, vtipmi, odmenu za nápad ako zlepšiť firmu, ale hlavne POČÚVAŤ zamestnancov, pridať štipku profesionality a biznis môže začať šlapať lepšie.