Blog
sobota

Návod na organizovanie konferencie TECHMATCH 2034

Milé SBA, milí organizátori podujatia TECHMATCH,
chcel som to nechať vyprchať a neprilievať do ohňa, ale vaša krízová komunikácia ma nenechala chladným. Rozhodol som sa vám porozprávať jeden príbeh. Príbeh o tom, ako by sa mohla takáto konferencia zorganizovať o trošku lepšie a možno by z toho nebol takýto prúser. Možno by sa tá zlá-zlá-zlá komunita tak nebúrila.

EDIT: Stojí za prečítanie: https://medium.com/@mariannaandreev/techmatch-slovakia-2015-tak-kto-to-vlastne-rob

Začíname: Trošku príprav a domáca úloha.

Zverejníme informáciu, že máme XYZ finančných prostriedkov, ktoré chceme minúť na vzdelávacie aktivity formou konferencie. (Ak ich nemôžeme minúť na nič iné (lebo sú viazané nejakým projektom) otvorene to vysvetlíme. Ak nie, zvážime, či je suma na 1. podujatie tohto typu, ktoré plánujeme spraviť (slovom prvé) adekvátna.)

Zistíme, čo slovenské startupy naozaj potrebujú a koho tu chcú naozaj vidieť. Zverejníme to poriadne. Možno si zaplatíme aj sponsored post na Facebooku a poprosíme tých štyroch novinárov, ktorí sa venujú tejto téme, aby o tom napísali.

Pokúsime sa kooperovať s organizáciami a aktivitami, ktoré na Slovensku už sú. Veď predsa je tu nejaká infraštruktúra a čosi sa už vytvorilo. Načo stavať na zelenej lúke. V spolupráci s nimi si zabezpečíme aj potenciálnu účasť ich komunít, keďže každá z týchto aktivít zasahuje do niektorej z definovaných cieľoviek (Rubyslava / Openslava = developeri, Startupawards = business, By Design = dizajnéri, SPOT, Connect etc. etc.). Dokonca by som sa šiel poradiť aj k susedom, ktorí majú vynikajúce WebExpo alebo Marketing Festival.

Vytvoríme platformu na komunikáciu, kde zistíme, po akom type mentoringu a prednášok je naozaj dopyt. Vďaka tomuto prieskumu nám nikto nebude môcť vyčítať, koho sme zavolali a akú formu bude mať naša akcia. Ľahko povieme - aha, chceli to samotné slovenské startupy!

Toto samozrejme vyvážime výberom programu a rečníkov profesionálmi a odborníkmi (naozaj ich na Slovensku nie je až tak veľa, dať ich dokopy nebude ťažké), ktorí nám odporučia, koho a akou formou by sme tu mali dostať. (Lebo ako vieme, keď sa opýtate ľudí, čo chcú, povedia že rýchlejšieho koňa.)
Tak a teraz to máme vyvážené:

  1. Informovali sme o tom, čo plánujeme.
  2. Opýtali sme sa cieľovky, čo chce.
  3. Poradili sme sa aj s lokálnymi autoritami.

Toto pekne zmiešame a necháme odstáť.

Začíname realizovať!

Rečníci, mentori, atď

Pozývanie rečníkov (tých najlepších) sa z našej skúsenosti robí často aj viac ako rok dopredu, keďže ich kalendáre sú extrémne vybookované. Tým pádom musíme našu konferenciu plánovať v dostatočnom predstihu. Ceny za hlavných rečníkov sú aké sú a s tým je potrebné rátať. My sa snažíme opísať ekonomickú situáciu Slovenska a “ukecať” ich na nejakú zľavu, ale samozrejme nie vždy je to možné. Cenu za hlavné prednášky vám nijak nevyčítam. Áno, toľko stojí čas tých najlepších na svete a niečo pre to spravili, aby ten čas toľko stál. Takže tu nemáme problém.

Problém je trošku inde: Prečo by sme platili potenciálnym investorom alebo startupom? Ak im platíme, aká je ich motivácia? Opäť sa dostávame ku kvalite nášho produktu. Ak niekomu zaplatíme, aby prišiel, tak sa dá jeho motivácia ľahko spochybniť a tým pádom aj celý zmysel toho, čo chceme docieliť. Ja chcem investora, ktorý tu naozaj chce investovať. Ja chcem startup, ktorý tu naozaj chce byť. Keď už sme pri tých startupoch  - rovnako veselý je ich zoznam a jeden (aspoň pre mňa) nepochopiteľný fakt: prečo tam je výrazná väčšina zahraničných startupov? Je tam pár slovenských a potom španielske, portugalské, fínske... Ak idem rozprávať o podpore slovenských startupov a o tom, ako ich idem ukázať svetu, tak ich tam aj reálne mám. Ak ich tam nemám, je tu vysoké riziko, že môžem vyzerať “trošku blbo” a dokonca sa nejakí hnusní aktivisti môžu ozvať!

Čo naozaj potrebujeme zaplatiť a čo vieme vybartrovať?

Nebudeme predsa platiť za prenájom vozidiel, keď sa s takýmito hviezdami v ich oboroch radi spoja všetky prémiové značky (za našu konferenciu ďakujeme značkám Peugeot a Citroen, ktoré ju podporili. Len vo Facebook evente sa ozval Hyundai, že sa s vami radi dohodnú). Rovnako to platí aj pre hotely (my napríklad ďakujeme hotelom Lindner a Devín, kde nám vždy radi vyšli v ústrety). Rovnako sa dostávame ku gastru a občerstveniu. Cena za minerálku vo vašej rámcovej zmluve je 1.20€ a ja ako amatér chcem týmto poďakovať značkám Budiš & Fatra, ktoré boli partnermi našej konferencie a dali nám ich za barter. Raz len, neorganizujeme to za štátne a ani za európske.

Ono viete, ak máte dobrý produkt, ktorý chce trh aj ostatné značky sa s vami radi spoja a možno nebudete musieť mrhať peniaze nás všetkých.

Až doteraz sme to boli schopní zabezpečiť všetko vo svojich (vašich) kapacitách. Po týchto krokoch už viem lepšie odhadnúť, na čo potrebujeme externého partnera, ktorý mi pomôže celú konferenciu zrealizovať. Bez naceňovania zbytočností. Bez plytvania.

  • Zainterensovaní už dlhodobo vedia, že sa niečo takéto pripravuje.
  • O “booknutých” rečníkoch informujeme pekne postupne, aby sa ľudia tešili.
  • Pracujeme s PR a využívame partnerské médiá na informovanie o príbehoch jednotlivých kľúčových účastníkov (tak, ako to my robíme s Trendom, SME alebo Denníkom N - za čo im ďakujeme). Nie každý ich pozná a chceme im vysvetliť, aké veľké mená tu prídu!  
  • Keďže sme od začiatku komunikovali aj s “lokálnou scénou” nik sa nebúri a všetci sa tešia na super akciu, ktorá tu bude. Mnohí sa dokonca nielen tešia, ale aj spolupracujú a vytvárajú podporné eventy v ich vlastných kapacitách. Celé mesto bude žiť startupmi a inováciami!

Každý koho poznám a niečo tu niekedy organizoval vám rád poradí, ak o to budete stáť. Ak nebudete robiť takéto veci potichučky v zasadačkách. Ak vám nebude stačiť jeden uchádzač v súťaži. Ak vám nebude stačiť, že “veď je to v medziach zákona”.

Lebo toto čo sa vám podarilo, spravilo zle na všetky strany. Na všetky. Povedomie o inováciách a startupoch poškodené na dlho. Rozhádaná “scéna”. Okrem toho aj pravdepodobná nechuť investovať peniaze do rozvoja inovácií v budúcnosti, keďže sa politici rozhodujú podľa verejnej mienky. A nie, nemôžete to hodiť na tých, čo sa ozvali. Vy ste to posrali. A možno by stačilo si to priznať a povedať, že sa poučíte.

PS: Ak si študent / študentka alebo si sa ešte žiadnej významnej konferencii tohto zamerania nezúčastnil, tvoj bojkot by naozaj nemal zmysel. Choď tam a využi to čo najviac!  

 

Text je súčasťou blogov Denníka N, nie je redakčným obsahom.
Administrátorov blogov môžete kontaktovať na adrese blog@dennikn.sk.

Aj priestor pre blogerov Denníka N vznikol vďaka vám. Predplaťte si nás a podporte našu snahu o kvalitnú žurnalistiku.

Sme závislí len od vás! Predplaťte si nás

Dnes na DenníkN.sk

Prémiový článok e-mailom
raz týždenne zadarmo!

Blogy

|

Už viac ako 91056 z vás dostáva správy e-mailom