Zlaté H2020 „Pravidlo 1720“

Európska komisia financuje aj vedeckovýskumné projekty. Tie boli najznámejšie pod skratkou FP7 v posledných rokoch, v súčasnosti je to najmä skratka H2020 (ako výskumný horizont roku 2020). Ako to už býva, zčasu na čas sa niektoré projekty kontrolujú z hľadiska oprávnenosti využitia pridelených prostriedkov.

Možné sankcie zistené v rámci finačného auditu v prípade porušenia finančných predpisov sú viacerých typov, a zahŕňajú napr.: extension of audit findings (v prípade „systemic or reccurent errors“) aj na predchádzajúce projekty, recovery of the undue amount, penalties, etc.

Najbežnejšie chyby v rámci FP7 boli: cost claimed are not substantiated or not linked to the project, third parties and subcontracting costs not properly reported, declaration costs not correctly charged to the project, indirect costs model not properly reflecting the entity´reality, indirect costs – ineligible costs included, personnel costs calculation of productive hours, charging of hours worked on the projet, use of average personnel costs, payment of salaries to owner/managers of SME, VAT neodpočítaná (teraz už sa akceptuje aj započítanie DPH). Pre zaujímavosť uvediem, že DPH alebo VAT sa odpočítavala kedysi vždy, keď bola jasne identifikovateľná – napríklad v prípade leteniek to spravidla nebolo možné. Výpočty boli komplikované aj rôznymi hodnotami DPH. Takže táto zmena je veľké uľahčenie práce pri vyúčtovaní projektov!

Podobne dnes sa započítavajú do priamych nákladov aj catering for meetings, translation services a setting up and maintenance of a project website.

Možno aj preto zistených chýb v projektoch H2020 je zatiaľ menej. Zdá sa, že v princípe dobrým návodom ako sa vyhnúť možným chybám, je byť konzistentný v postupoch a pravidlách, a byť schopný zabezpečiť podklady aspoň v alternatívnych formách. Zdá sa tiež, že domáce predpisy majú v princípe o niečo väčšiu váhu/silu ako (celo)európske pravidlá, ale súčasne by domáce predpisy a pravidlá nemali byť v očividnom rozpore s (celo)európskymi pravidlami.

Existuje 24 rôznych foriem grant agreements, v rámci toho ale sú štyri základné modely. Existuje 750 strán kompletných pokyny – sú v rámci Annotated Grant Agreement (AGA). To je skutočne neúmerne veľa pokynov – neprekvapuje, že sa vyúčtovanie projektov len ťažko dá robiť bez chýb. Ak tam nie sú odpovede ktoré hľadáme, máme kontaktovať príslušných pracovníkov H2020 (na Slovensku – Peter Beňo ([email protected]) a jeho kolegyne z CVTI, ktoré majú na starosti najmä právne aspekty H2020 (Viera Petrášová a Barbora Kubiková, [email protected] [email protected]), potom expertov v Bruseli, napríklad pánov uvedených na konci – ale najmä – pokyn je jednoznačný: „communicate clearly and in writing with the project officers“). Je tu aj nový koordinátor NCP [email protected] .Samozrejme, a naštastie, dá sa v AGA vyhľadávať pomocou kľúčových slov.

Posledné zmeny: new definition of additional remunerations (article 6.2.A.1), direct contracts eligible as personal costs – new focus on the factual situation 6.2.A.2, atď – updated AGA with explanations for the five main novelties published on April 21, 2017.

Classifying workforce contracts: Does the contract establish the working time conditions? (paid for working time and not for results, or how much time you have to work to get salary). Is it an employment contract or another type of contract?…. Tieto pracovné dohody môže byť zahrnuté pod 3 kategórie nákladov:

Standard case: persons hired by the beneficiary via an employment contract.

Other cases: – natural persons hired directly via a contract other than an employment contract, if……the person works under conditions similar to those of an employee organisation or work, at organisation´s premises, the results of work belongs to the beneficiary (exceptions may apply), the costs are not significantly different from those of an employee of the beneficiary doing similar tasks.

– employees of a third party seconded to the beneficiary (must be in Annex 1).

Can any employee work outside premises? If yes, it is for example, OK if we have „agreement contract“ instead of working contract.

Personnel costs Calculation: Hours worked x hourly rate (eur/hour), only the hours actually worked on the actions can be charged.

If a person exclusively works only for H2020 – option of declaration on exclusive work, for the action, one declaration per reporting period per person and 100% dedication (a model available in the AGA).

Common errors: inconsistency, time sheets not properly dated or signed, more than full time employment charged among different projects, poor or limited information on work done captured.

Time sheets – alternative evidence option exists, but be careful….(Excell spread sheet is OK).

Time sheets should include at minimum: title and number of the action, beneficiary´s full name, full name, date and signature of the person working for the action, supervisor´s full name and signature, reference to the action tasks or work packages of Annex 1 (prípadne digital signature).

Cestovné náklady – ak je čas na cestovanie viac ako 8 hodín, OK ak sa to uplatňuje aj v iných prípadoch. Ak flexibil working hours the same, but do not to claim more than 10 hours per day. The costs must be in line with national law.

When you audit eligibility, is there any proof/evidence auditors are looking for? They chat informally with up to 10 workers, project leader, etc. background, what they did, wht skills do they have? Plus other checks, e.g. Via Google – trips not-related to project during reported time, etc, samples, conferences, (What if work evidence is perfect, but research results are imperfect or faked? – auditori nehodnotia tieto aspekty).

Ak na začiatku je 100% declaration (čiže sa potom nevyžadujú podrobné mesačné výkazy), ale neskôr začne robiť súčasne na inom projekte? You can switch later on to monthly sheets (it was an expectation).

Average personnel costs, or actual costs – salary IS project-based or salary is NOT project-based

(per full project costs or per month)

Actual costs: 1A general case the salary does not depend on specific project (if works 100% on the project, but it always depends on circumstances)

1B – project-based renumeration + additional remuneration (if your remuneration for time worked in some projects is different form your remuneration for your other duties)

V obidovch prípadoch eligible costs: salaries, social security contributions, taxes and other costs.

Praktické dopady v prípade použitia 1A alebo 1B môžu byť veľké!

V prípade 1A – the same salary every month, more or less – two options:

1A-a annual hourly rate (hourly rates calculated per full financial year) or 1A-b monthly hourly rate (hourly rates calculated per month).

Použiť 1720 hours annually (odporúčané – tu je to vysvetlenie k titulku) or individual annual productive hours (+ holidays + overtime a – sick leave) or standard annual productive hours.

The same options if it is applied at least per group of personnel, the options are applied consisently, keep the same option(s) for the full financial year.

1A—b monthly productive hours (1/12) of the annual productive hours

only options 1 (170) and 2 (standard) are allowed, option 2 (individual) is NOT allowed for monthly hourly rates.

Kontroverzné bolo odporúčanie ako je to v prípade s trinástym platom alebo v prípade koncoročných prémií (special remuneration): thirteen salary and similar in each month (pro-rata), not in the full in the month when they are paid (čiže sa majú kalkulovať postupne mesačne v ďalšom období) ale čo ak pracovník odíde? Môže ísť na súd a vyhrá, kedže prémie mu boli formálne odsúhlasené, a náklady nikto neuzná. Tu nebolo ponúknuté zmysluplné riešenie. Možno by sa organizácie mohli poistiť tým, že uvedú, že to platí (vyplatenie koncoročnej odmeny), len ak pracovník naďalej pracuje na projekte. Platí ale, že 8 000 EUR je maximum v rámci tzv. special remuneration. Tiež je dôležité, že musia k tomu existovať interné predpisy, ktoré sa nevzťahujú len na EU projekty (pravidlá musia stanovovať, čo special remuneration musí predchádzať, koľko môže dostať, kto ich môže dostať – objective conditions).

HOURLY RATE CASE 1B (project-based remuneration) ALEBO additional remuneration? Ak nie sú internal rules, tak sa použije za základ salary in previous year.

V prípade productive hours paid or not paid – odporúčajú uvádzať aj tieto skutočnosti. Inými slovami, ak sa na projekte odpracovalo viac hodín, ale tieto neboli už preplatené, má sa to tiež uviesť.

Na seminári, ktorý bol v Bratislave 18.10.2017 v CVTI na Patrónke sa zúčastnilo niekoľko desiatok účastníkov, väčšinou z akademického prostredia a z malých firiem. Pozitívne bolo, že otázok bolo veľa – súčasne to naznačuje, že príslušné smernice sú možno stále príliš komplikované. Seminár bol vysielaný online (ďalšie plus), a boli k dispozícii aj prezentácie.

Treba oceniť takýto počin, lebo podobné semináre organizujú súkromné firmy za cca 900 EUR (len za jednodňový alebo dvojdňový kurz, a najbližšie v Budapešti alebo vo Viedni).

Prednášajúci boli David Mejuto Gayoso RTD J.1 Common Legal Support Service a Andrew Forde (RTD J.2 Common Audit Service).

Ak niekto nájde nejaké chyby, alebo by chcel niečo dôležité doplniť do textu, prípadne spoločne konzultovať – iniciovať zmenu, kontaktujete ma, prosím ([email protected]).

Viac informácií o H2020 by sme mali nájsť aj na h2020.cvtisr.sk

 

Verzia 02